Mission : organiser et assurer la gestion de la scolarité des étudiants
Activité : organiser et programmer la scolarité
- Déterminer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning, prévoir et gérer les rattrapages de cours
- Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment)
- Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations
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- Mettre à jour des pages internet des diplômes
- Organiser la remise de diplômes
- Animer les pages de réseaux sociaux du Master avec la publication hebdomadaire (Facebook, Instagram, Linkedin et Twitter)
- Gérer les envois d'ouvrages aux partenaires et enseignants
Activité : planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves
- Fixer les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning
- Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs
- Superviser le déroulement des épreuves
Activité : gestion des notes et résultats
- Vérification et saisie des notes
- Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès Verbaux
- Edition et délivrance des relevés de notes et des diplômes
Activité : organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature
- Collaborer à l'élaboration des dossiers de candidature avec les autres composantes
- Encadrer le vacataire (tri des dossiers, préparation des commissions et envoi des réponses)
- Traiter les dossiers en renfort
- Organiser les commissions en collaboration avec les enseignants responsables
- Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et la liste d'attente
Activité : suivre la formation des étudiants en apprentissage
- Récolter et assurer le suivi des attestations de présence (logiciel de Formasup)
- Transmettre un rapport mensuel des présences au CFA
- Etablir les contrats et les conventions avec les OPCO
- Suivre la facturation aux OPCO
- Être en lien avec l'Agence Comptable pour l'identification des versements reçus sur le compte de l''université
Mission : gérer les dossiers des enseignants vacataires
Activité : assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires
- Veiller à la mise à jour des bases de données
- Envoyer les dossiers de renseignements aux enseignants vacataires
- Contrôler des pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la réglementation
- Créer les contrats et états de service sur OSE
- Garantir une transmission à la DRH des dossiers (contrats, pièces justificatives et états de service) complets
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