Responsable accueil et gestion des espaces

Le Responsable Accueil et Gestion des Espaces assure la gestion et l'organisation des espaces d'accueil au sein de la Mairie en veillant à garantir un service de qualité aux usagers. Il ou elle est chargé(e) de coordonner l’activité des agents d'accueil et de gérer l'aménagement et l'entretien des espaces publics et administratifs.

MISSIONS :

M1 : Gestion de l'accueil des citoyens :
- Organiser et coordonner les équipes d'accueil afin d'assurer un service fluide, efficace et courtois pour les usagers.
- Garantir la bonne orientation des citoyens dans les différents services de la Mairie.
- Veiller à la mise à jour des informations à destination du public (affichage, brochures, site web).
- Assurer un accueil de qualité, en particulier pour les situations délicates (réclamations, urgences, etc.).
- Mettre en place des processus d’accueil efficaces et réactifs pour traiter les demandes courantes et complexes des citoyens.

M2 : Gestion des espaces publics et administratifs :
- Superviser l’aménagement, l’entretien et la mise en conformité des espaces d’accueil (hall, comptoirs, salles d’attente, etc.).
- Organiser l’affectation des espaces en fonction des besoins des services (réunions, espaces d'attente, accueil de groupe).
- Assurer l’optimisation de l’utilisation des espaces (gestion des flux de visiteurs, mise en place d'affichages clairs, ergonomie des espaces).
- Veiller à la propreté et à l’accessibilité des lieux (respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’accessibilité pour les personnes handicapées).
- Décorer et aménager les locaux lors d'évènements organisés par la ville ou des fêtes et commémorations.

M3 : Management et animation d'équipe :
- Encadrer et animer une équipe d'agents d’accueil, en favorisant la polyvalence et la réactivité des agents.
- Développer et mettre en œuvre des formations pour le personnel afin d'améliorer la qualité de l'accueil.
- Evaluer les performances et fixer des objectifs de service pour l’équipe d’accueil.
- Assurer la gestion des plannings et des absences, tout en garantissant une continuité du service public.

M4 : Suivi des indicateurs et de la qualité du service :
- Mettre en place des indicateurs de qualité pour mesurer la satisfaction des usagers (enquêtes de satisfaction, retours des citoyens).
- Analyser les retours des usagers et proposer des solutions pour améliorer le service.
- Participer à l’élaboration de rapports d’activités et suivre les indicateurs de gestion des espaces.
- Assurer la gestion budgétaire et le suivi des dépenses liées à la gestion des espaces d’accueil.

M5 : Collaboration interservices :
- Collaborer étroitement avec les autres services de la Mairie pour assurer une bonne circulation de l’information et l’organisation des espaces communs.
- Participer à des groupes de travail ou des réunions pour la mise en œuvre de projets transversaux liés à la gestion des espaces et à l’accueil.

- Maîtrise des règles d’accueil et de gestion des espaces publics.
- Connaissance des procédures administratives et des missions de la Mairie.
- Connaissance des normes d’accessibilité, de sécurité et d’hygiène dans les espaces publics.
- Capacité à gérer des situations complexes avec diplomatie et efficacité.
- Gestion des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels de gestion de l’accueil.
- Capacité à encadrer, motiver et coordonner une équipe.
- Gestion des plannings et des ressources humaines.
- Sens du service public et capacité à gérer les réclamations et les conflits.
- Excellente aisance relationnelle et sens du contact avec le public.
- Autonomie, organisation et rigueur.
- Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens de l’écoute et capacité à travailler en équipe.