Gestionnaire administratif.ve et pédagogique du daeu sonate (h/f)

Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR LLSHS (Lettres, Langues, Sciences Humaines et des Sociétés) / Cellule
formation continue
Composition du service (effectifs) : 5
Fonction d'encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l'UFR LLSHS / Responsable d'exploitation du DAEU Sonate

Le/la gestionnaire administratif.ve et pédagogique du DAEU Sonate intègrera la Cellule FC de l'UFR LLSHS.
Il/elle assurera la gestion administrative et pédagogique selon les modalités propres à cette formation tout à distance, en lien étroit avec la responsable d'exploitation du DAEU ainsi qu'avec l'enseignant-chercheur responsable de la formation. Il/elle contribuera en outre au suivi des divers financements et au développement partenarial de cette formation en plein essor. Les missions du/de la gestionnaire s'inscrivent dans un cadre collectif et collaboratif incluant l'ensemble des membres de la Cellule FC, l'équipe administrative et technique de l'UFR et la responsable de la composante.
Assistance administrative et pédagogique
Accueil téléphonique et physique des étudiants et stagiaires
Information sur les cursus et les dispositifs de financement
Etablissement des devis
Etablissement des conventions et des protocoles individuels de formation (PI/CPF)
Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
Planification du processus lié à la convention (organisation de la sélection des candidats, de l'emploi du temps, des examens)
Modélisation de la formation dans le logiciel Apogée
Saisie des notes, examens, jurys de délibération et des procès-verbaux
Gestion des aspects logistiques (locaux, matériels et fournitures)
Organisation des regroupements sur site USPN du DAEU
Suivi de la subvention région (bilans et statistiques)
Production de bilans et statistiques concernant l'activité
Archivage numérique des données
Œuvrer pour le maintien de la démarche qualité et au renouvellement de la certification FC, en collaboration avec les membres du pôle et les référents qualité d'USPN
Gestion des financements
Gestion et suivi des financements CPF, pôle emploi, employeurs, OPCO et région (subvention et bourse)
Aide au suivi des droits d'inscription et frais de formation
Saisie des inscriptions dans FCA Manager

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : FCA manager, Apogée, Hyperplanning
et les logiciels courants de la bureautique et de l'environnement numérique

Connaissances / Savoir
Environnement spécifique de la formation professionnelle, notamment de la FC
Enseignement supérieur et recherche
Outils numériques et leurs usages
Technologies de l'information et de la communication

Savoir faire
Techniques de gestion administrative
Aptitude à l'utilisation des outils spécifiques et logiciels-métiers
Savoir organiser et planifier son activité
Expression écrite, orale et techniques d'accueil
Comprendre et analyser les besoins, concevoir des réponses adaptées
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir être
Aptitude au dialogue et à l'animation au sein d'un réseau professionnel
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Savoir rendre compte
Capacité à échanger des savoir-faire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Adapter les méthodes de formation aux besoins spécifiques,Animer, coordonner une équipe,Piloter une activité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.