Secrétaire du pôle chirurgie urgence du gh sud(h-f) - groupement hospitalier sud

Le pôle chirurgie du groupement hospitalier SUD regroupe les spécialités suivantes : Gynécologie oncologie obstétrique, Néonatalogie, Chirurgie générale et endocrinienne, Orthopédie, Urologie, Néphrologie, Chirurgie ambulatoire, Maxillo-faciale/stomatologie/implantologie, ORL, Ophtalmologie, Hépato-gastro-entérologie, NCI, Chirurgie vasculaire.

Le pôle des Urgences du groupement hospitalier SUD regroupe les spécialités suivantes : Service d’accueil des Urgences, UHCD, PUMA, Chirurgie d’urgence, Soins critiques : USC et réanimation, Anesthésie, pénitentiaire.

Les pôles chirurgie/urgences sont placés sous la responsabilité médicale du Pr LIFANTE et du Pr FRIGGERI en collaboration étroite avec le Directeur référent du pôle urgences et du pôle chirurgie du GH sud. Les chefs de Pôle et le directeur référent sont assistés dans leurs fonctions par la cadre administrative de pôle et les cadres supérieurs de santé.


Vos missions:

* Accueil physique et téléphonique
* Gestion des agendas (réunions et rendez-vous en lien avec le pôle et réservation des salles)
* Gestion du courrier arrivée et départ
* Gestion des comptes rendus des réunions
* Gestion des fournitures de bureaux et stocks
* Gestion du logiciel Chronos en l’absence de la Coordinatrice des secrétariats médicaux (les secrétaires du Pôle de Chirurgie et Urgences)
* Participation et organisation logistique de grands événements (Kaizen, séminaire)
* Commande de prestations à la demande du Pôle de Chirurgie et Urgences
* Organisation des évaluations en relation avec le directeur référent et les cadres supérieurs


Qualifications souhaitées:

* Baccalauréat général
* Expérience de secrétariat


Compétences recherchées:

* Maîtrise des outils informatiques : environnement EASILY
* Expérience souhaitée en secrétariat de Direction et ou ressources humaines
* Maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
* Maîtrise du logiciel Chronos de préférence


Savoir être :

* Goût pour le travail en équipe ainsi que du contact et sens de l'accueil
* Qualités relationnelles, discrétion
* Rigoureux et sens de l'organisation
* Esprit d’initiative, réactivité et anticipation


Conditions de votre embauche:

* Poste classé à repos fixe (28 CA et 15 Jours de RTT).
* Amplitude horaire: 7h30/jours soit 37h30 hebdomadaire.
* Plage horaire 8h30 à 16h20 à ajuster au besoin.
* Les congés annuels sont planifiés, en lien avec l'équipe du secteur, de manière à assurer la permanence et la continuité du service.
* Participation aux frais de transport - prestation sociale + offre loisirs et vacances CGOS - Self à proximité des bureaux.
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