Chargé(e) de la coordination et du traitement du courrier réservé

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales
- Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés ;
- Gestion du courrier réservé : enregistrement du courrier sur l’instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services ;
- Gestion de la boîte générique de la préfecture : redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé ;
- Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général ;
- Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement ;
- Gestion des avenants aux écoles privées,
- Suivi des commissions : CODIR, CAD ; Collèges des chefs de service (invitations et communication des comptes-rendus, publication des informations sur Resana)
- Gestion des recueils des actes administratifs : publication des recueils sur le site internet de l’Ariège
- Rédaction/mise à jour des fiches de procédure
- Appui à la formation des nouveaux arrivants à l’utilisation de Maarch

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration générale. Appétence pour les applications informatiques.

Vos perspectives :

Exercer au sein du bureau de la coordination interministérielle permet d’acquérir ou d’approfondir ses connaissances de l’action interministérielle de l’État dans le département et de développer des compétences en coordination et organisation. Ce qui est valorisable dans le cadre de l’examen professionnel de C en B.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le bureau de la coordination interministérielle assure un rôle d’état-major sur l’ensemble des sujets non régaliens pour les autorités préfectorales (préfet, secrétaire général de la préfecture, sous-préfets d’arrondissements). Dans ce cadre, il constitue notamment les dossiers du préfet et du secrétaire général à l’occasion de leurs réunions et visites.
Le bureau s’assure de la bonne circulation de l’information entre les services de l’État dans le département ; il appuie le pilotage des politiques publiques au niveau local ; il assure la publication des actes administratifs, l’édition du rapport annuel des services de l’État ; il traite le courrier réservé des autorités préfectorales.
Il s’agit d’un des deux bureaux de la direction de la coordination interministérielle et de l’appui territorial. La direction a, dans son ensemble, pour finalité de contribuer à l’accompagnement des projets et démarches contribuant au développement du territoire, par la prise en compte équilibrée des enjeux environnementaux, sociaux et économiques portés par l’État.

Composition et effectifs du service

1 A, 1 B, 2C

Liaisons hiérarchiques
- Chef(fe) de bureau de la coordination interministérielle et/ou son adjoint(e)
- Directeur/trice de la coordination interministérielle et de l’appui territorial et/ou son adjoint(e)

Liaisons fonctionnelles
- Services de la préfecture et services déconcentrés de l’État dans le département