Assistant en gestion administrative et financière (h/f)

LA STRUCTURE
Créé en septembre 2012, le CFA ESR PC est devenu en janvier 2018 le CFA SUP Nouvelle Aquitaine. L'activité du CFA SUP Nouvelle Aquitaine traduit la volonté de 5 établissements publics (Université de Poitiers, CNAM Nouvelle Aquitaine, ISAE-ENSMA, Bordeaux INP et CHU de Poitiers) de s'engager ensemble dans une dynamique de développement de l'apprentissage dans l'enseignement supérieur en cohérence avec le référentiel Qualiopi.
Le projet d'établissement 2025/2027 structure 6 orientations stratégiques dont le CFA Sup Nouvelle-Aquitaine a la responsabilité de la mise en œuvre :
- Collaborer en proximité avec nos partenaires UFA et s'engager dans les différents réseaux des acteurs de l'apprentissage.
- Favoriser une culture de l'inclusion, de la mobilité, du social et de l'engagement dans le parcours des apprentis.
- Asseoir la qualité des formations sur une pédagogie de l'alternance engageant l'entreprise et pleinement inscrite dans la charte du MESR.
- Structurer et dynamiser une communauté digitale, créative et citoyenne pour et avec les usagers du CFA.
- Unir les forces du CFA et des UFA au service de la mutualisation et de l'optimisation du fonctionnement du CFA.
- Promouvoir et développer un réseau d'entreprises engagées dans l'apprentissage.

LE POSTE
Missions :
L'équipe administrative et financière du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine est animée au quotidien par la responsable administrative et financière. Le poste s'inscrit dans une démarche de proximité avec les usagers du CFA Sup NA : la sensibilisation à l'apprentissage pour les apprentis, gestion du contrat avec les entreprises, la facturation avec les Opco et les employeurs, l'accompagnement social des apprentis durant la totalité de leur parcours.
La polyvalence, l'autonomie, la disponibilité et l'adaptabilité de l'équipe sur l'ensemble des activités du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine sont essentielles et sont utilisées par la RAF pour optimiser les services rendus aux usagers du CFA Sup Nouvelle-Aquitaine.

Contrat :
CDD d'un an avec perspective d'un recrutement sur un CDD de 2 ans.

Activités principales :
- Assurer l'information aux apprentis tout au long de l'année par courriel et téléphone et lors des réunions de rentrée sur les aides, le LEA,.
- Gérer les contrats d'apprentissage de la signature à la fin du contrat à l'appui du système d'information Arexis
- Réaliser au quotidien un rôle de conseil auprès des apprentis et des entreprises dans le recrutement
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Gérer les différentes demandes d'aides pour les apprentis
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation et mandatement
- Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement avec les OPCO et les structures publiques, dans le respect des spécificités de chaque contrat
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Participation à la rédaction et à la mise en œuvre des modes opératoires du CFA Sup NA
- Assurer un accueil physique, téléphonique et courriels de qualité auprès des interlocuteurs internes (personnel) et externes (usagers) du CFA Sup NA dans le quotidien
- Inscrire son activité dans la démarche Qualité du CFA SUP Nouvelle-Aquitaine
- Prendre en compte les réclamations des différentes parties prenantes (tableau de suivi, solutions apportées,.)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Logiciels comptables,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.