Emploi ouvert aux agents titulaires et contractuels (CDD 10 mois)
CDD de 10 mois à pourvoir le 28/10/2024
Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF C2)
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Mission :
Le gestionnaire du Bureau facturier assure la liquidation des dépenses via le traitement des factures reçues, en collaboration avec les services ordonnateurs.
Activités principales :
Courrier à trier par les gestionnaires à tour de rôle :
- Gestion de la relation avec le service courrier ;
Gestion des relations avec les fournisseurs :
- Préparation des courriers de renvoi des factures reçues par courrier pour dépôt sur chorus.
- Réception des appels fournisseurs (accès à SIFAC en consultation) et, le cas échéant, attribution de l'appel au gestionnaire compétent ;
- Gestion des relances ;
- Mise à jour du fichier fournisseurs ;
Réception et numérisation des factures et avoirs transmis via Chorus Pro :
- Contrôle des mentions obligatoires sur la facture et/ou l'avoir ;
- Concordance entre bon de commande SIFAC et facture/avoir ;
- Rejets des factures/avoirs non conformes
Liquidation et comptabilisation des factures et avoirs numérisés et dématérialisés transmis via Chorus Pro :
- Régler les anomalies d'intégration des factures/avoirs (problèmes de service faits, gestion des écarts « EJ/EF/SF/TVA ») ;
- Correction des erreurs ;
- Comptabilisation des demandes de paiement ;
- Rejets au stade de la comptabilisation des factures/avoirs non conformes ;
Numérisation et dématérialisation des factures hors chorus (cas exceptionnel) :
- Dépôt des factures sur réseau ;
- Validation du dossier de facturation ;
- Suivi du vidéo-codage et contrôle des résultats ;
- Gestion des anomalies de vidéo-codage ;
- Suivi des lots de factures ;
Liquidation et comptabilisation des factures déposées hors circuit chorus pro :
- Régler les anomalies d'intégration des factures (problèmes de service faits, gestion des écarts « EJ/EF/SF/TVA ») ;
- Correction des erreurs ;
- Comptabilisation des demandes de paiement ;
Réception des factures de fluides (électricité - gaz - eau-.) :
- Contrôle de la facture sur la forme (mentions légales et mentions requises pour le vidéo-codage des factures) ;
- Saisie de la facture dans SIFAC au vu des informations prédéterminées avec les services ordonnateurs ;
- Vérification des modes de paiement ;
Relation avec les gestionnaires financiers des services et composantes de l'UNISTRA :
- Echanges sur les pièces de liquidations et traitement des écarts avec les engagements et le service fait ;
- Gestion des messages et du workflow ;
- Relances ;
- Rôle de conseil de 1er niveau ;
Gestion des boîtes génériques mails du Bureau Facturier ;
Relation avec les gestionnaires des Bureaux des dépenses de l'Agence comptable ;
Toute autre tâche confiée par le responsable du Bureau en fonction des impératifs de service et des adaptations régulières de l'organisation du travail.
a) savoir sur l'environnement professionnel :
A acquérir sur place :
Notions de comptabilité publique : décret GBCP ; M9, Articles du CGI
b) savoir-faire opérationnel :
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, messagerie électronique, intranet, internet
A acquérir sur place :
- Maîtrise des outils informatiques spécifiques : SIFAC, P2P, Chorus Pro.
c) savoir-faire comportemental :
- rigueur, méthode et organisation ;
- capacité d'adaptation ;
- capacité de dialogue et sens de l'écoute ;
- capacité à travailler en équipe ;
- discrétion ;
- ponctualité, régularité, rapidité ;
Contact pour renseignements sur le poste :
- Nadia CAUMONT, Responsable du Département des dépenses :
Mail : caumont@unistra.fr ;
- Stéphanie RAML, Responsable du Bureau Facturier
Mail : raml@unistra.fr;
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture,Codifier un mandat,Codifier un titre,Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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