Vous gérez le suivi des assemblées des instances municipales et eurométropolitaines. Vous garantissez le bon déroulement des séances des différentes instances. Vous veillez au respect des délais et des procédures mises en œuvre dans le cadre d'une démarche de dématérialisation. Vous notifiez les actes et pilotez la rédaction des comptes rendus des séances, contrôlez l'élaboration des procès-verbaux, assurez la tenue des registres des délibérations et arrêtés, organisez et contrôlez l'affichage légal.
Activités:
Préparer et organiser les conseils municipaux et eurométropolitains, ainsi que leurs séances préparatoires.
Coordonner le circuit de production et de validation des projets de délibération et de télétransmission des actes dans les logiciels dédiés.
Administrer le logiciel dédié aux délibérations (Airsdélib).
Assurer le secrétariat des conseils (liste de présence, vote électronique, élaboration des comptes rendus, prévention des éventuels conflits d'intérêts).
Superviser la préparation des séances des commissions thématiques.
Rédiger et mettre à jour les arrêtés de délégation de signature et de fonction.
Élaborer le recueil des actes administratifs.
Suivre les transmissions des documents au contrôle de légalité (arrêtés, délibérations, etc.).
Superviser et contrôler la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes, archivage des délibérations et des arrêtés.
Piloter et suivre les procédures informatiques du service : dématérialisation et transfert des actes.
Assurer l'intérim du ou de la chef-fe de service en cas d'absence (congés annuels, maladie.).
Conditions de travail
Horaires variables avec plages fixes.
Grande amplitude horaire.
Disponibilité en soirée.
Fortes contraintes imposées par le calendrier des séances.
Experience: 12 Mois
Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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