Agent d'accueil (h/f)

Le poste de travail est basé à L'Accordeur. L'agent d'accueil propose et coordonne les services (y compris la présence de prestataires externes sur place) et travaille avec un binôme chargé de la logistique. Il/elle y assure l'accueil physique, prends et traite les commandes des utilisateurs de la conciergerie.

Poste pour une personne cherchant à consolider ou développer des compétences dans des missions d'accueil du public et de relation clientèle. Le candidat doit avoir une appétence pour les outils numériques. Le poste nécessite de rester en position debout plusieurs heures dans la journée.

Accueil / Orientation :
- Assure l'accueil physique et téléphonique impliquant une bonne connaissance des activités de l'ensemble des résidents).
- Note et communique les messages en cas d'absence des membres de l'équipe ou des résidents
- Assure le relais d'information auprès des résidents (arrêt maladie, absences ponctuelles, urgences.)
- Participe ponctuellement à des événements

Administration:
- Assure la réception et le suivi du courrier,
- Enregistre le courrier le transmet aux différents services (résidents et associations),
- Transmets les factures enregistrées au responsable de structure pour l'analytique et au retour scanne celles-ci sur le réseau et transmets à la comptabilité pour paiement,

La logistique :
- Assure la préparation des salles de réunion,
- Relève la gestion des comptes d'impression
- Planifie la réservation des salles et des équipements
- Assiste l'Agent d'entretien et le Coordinateur
- Effectue toutes tâches nécessaires à la bonne gestion du lieu
- Assure la gestion des stocks de fourniture de bureau et de produits d'entretien pour le nettoyage et fait établir les devis des achats qui sont transmis pour aval à la Direction,
- Assure la gestion des stocks et la réalisation des achats,

Le secrétariat
- Assure la facturation et le suivi des paiements des mises à dispositions de salles, des locations de salles, des collations, ou de tout autre document demandé,
- Enregistrer des inscriptions des évènements organisés,
- Assure les relances téléphoniques à la demande,
- Aide aux classements et à l'archivage,
- Réalise la facturation demandée sous le contrôle des Responsables de Services,
- Prépare les courriers administratifs simples (compte rendu de réunion - fonctionnement) sous le contrôle des Responsable de Services.

PRE-REQUI DEMANDES :
- Demandeur d'emploi
- Connaissances informatiques/bureautiques (Excel, Outlook)
- Qualités requises : Polyvalence, Autonomie, Esprit de service et du travail en équipe, Sens de l'écoute et bonnes compétences relationnelles, Bonne logique organisationnelle

FORMATION INTERNE
- Une formation interne est proposée au démarrage du contrat.
- Dans le cadre de ce contrat l'entreprise s'engage a mettre en place sur le temps de travail un accompagnement socioprofessionnel assuré par une chargée d'accompagnement socio-professionnel.
- Le salarié s'engage a participer activement aux actions proposées dans le cadre de cet accompagnement.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.