Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.
Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.
CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés. Le Coordinateur administratif et financier H/F est responsable de fournir un service à la clientèle exceptionnel et un soutien financier et administratif complet aux clients internes et externes, ainsi que le suivi opérationnel de l'implémentation et le bon respect du contrat IFM pour le client relevant de sa responsabilité, travaillant en étroite collaboration avec l'équipe du compte et le client pour fournir des services de classe mondiale.
Principales activités et tâches :
Le Coordinateur administratif et financier doit comprendre le contrat commercial entre CBRE et le client ainsi que les processus et procédures des deux parties. La personne a les responsabilités de base suivantes :
Finance
- Créer un lien positif, professionnel et transparent entre les différents partenaires fournisseurs intervenant sur les sites clients
- Être à l'avant-garde des relations clients avec l'équipe FM du client et les opérations locales
- Facturation AR au client avec le soutien de l'équipe finance du compte
- Poursuite de la collecte AR basée sur les conditions de paiement contractuelles
- Créer et examiner des rapports de gestion tels que les profits et pertes, les revenus non facturés, les comptes clients.
- Générer des bons de commande et examiner les bons de commande ouverts
- Traiter les factures fournisseurs et résoudre les requêtes. Travailler avec l'équipe finance du compte sur le paiement des fournisseurs.
- Soutenir la préparation et la livraison de l'examen mensuel des contrats
- Générer une performance financière de haute qualité pour influencer les résultats de profits et pertes
- Soutien dans les rapports et les projets ad hoc selon les besoins du compte
Services et SI7
- Soutenir l'équipe pour le suivi des tickets
- Examiner et améliorer continuellement le service à la clientèle
- S'engager pleinement avec et utiliser la technologie CBRE disponible déployée sur le compte client, y compris Vantage Analytics, SI 7, les salles d'équipe partagées et les portails de données client.
- Aider à la mise en oeuvre de processus de communication efficaces au sein de l'équipe FM
- Autres tâches qui peuvent être requises et qui sont considérées par le supérieur hiérarchique comme étant compatibles avec le niveau et les responsabilités générales du poste
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Santé et sécurité
- Soutenir l'équipe pour le suivi des inspections de santé et de sécurité, des audits et des visites qualité
- Suivre la mise en place des plans de prévention et des permis de travaux
- S'assurer que toutes les actions d'audit sont clôturées dans les délais impartis, offrant une transparence et une visibilité totales des actions et des résultats à l'équipe de gestion des comptes
- S'assurer que les normes en matière de santé et de sécurité et d'environnement sont respectées
- Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécurité
Systèmes et procédures
- Accompagner les responsables sur la surveillance des systèmes d'assistance et de reporting pour assurer la conformité aux KPI et aux accords de niveau de service
- Assurer l'adoption complète de l'utilisation au sein des équipes des outils et systèmes disponibles sur le compte tels que les plateformes de reporting, les systèmes de GMAO, les rapports H&S, le partage de fichiers et les outils de communication (Teams / Zoom).
- S'assurer que les procédures opérationnelles normalisées, les manuels et les procédures d'exploitation d'urgence sont en place, régulièrement examinés et toujours suivis par le personnel CBRE et le personnel du fournisseur.
Contrat
- Identifier et aider à mettre en oeuvre des opportunités d'économies pour le client et le compte en fonction de l'obligation contractuelle
- Comprendre les engagements contractuels et générer des performances commerciales de haute qualité grâce à un meilleur achat et à une meilleure utilisation des fournisseurs privilégiés
- Compiler les rapports du compte et le rapport de gestion mensuel du client
- Mettre à jour la répartition de la main-d'oeuvre pour assurer l'exactitude des rapports clients et financiers
- Aider les responsables à s'assurer que les livrables du contrat / KPI sont respectés.
Qualité
- Tenir à jour et surveiller les dossiers des personnes telles que les nouveaux arrivants, les sortants et les mouvements du personnel. Soutient l'équipe avec la paie et les questions (y compris les dépenses, les feuilles de temps et les heures supplémentaires).
- Communiquer de manière professionnelle et efficace et établir et maintenir des relations à tous les niveaux avec les clients internes et externes
Niveau d'expérience et compétences requises
Niveau d'expérience :
Minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière de services externalisés, de préférence dans l'immobilier d'entreprise et le facilities management
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