Assistant·e de programme h/f

Créée en 1959, RATP Habitat, filiale immobilière sociale du Groupe RATP, construit et gère en Île-de-France un patrimoine locatif de plus de 9000 logements sociaux. Ces logements sont destinés aux employés de la Régie (près de 40 % des locataires sont salariés de la RATP), mais aussi aux candidats locataires proposés par l'Etat et les collectivités locales.
L'entreprise, composée d'environ 150 collaborateurs, propose une offre complète et diversifiée de logements (locatifs sociaux familiaux, résidences étudiantes, pour les jeunes actifs ou dédiées à des publics spécifiques ; locatifs intermédiaires; en accession à la propriété à prix maîtrisé).
Constructeur social engagé, RATP Habitat bénéficie d'une expertise rare, la maîtrise d'ouvrage complexe, et mène des projets de logements en superposition de sites industriels et/ou d'équipements publics. Nous recherchons actuellement un/e Assistant/e de programme à temps plein, en contrat à durée indéterminée à pourvoir dès que possible.

Sous la responsabilité du Responsable du service maîtrise d'ouvrage, l'Assistant/e de programme assiste les responsables de programmes (RP) dans la réalisation de leur mission.
Il ou elle réalise notamment le traitement et le suivi administratif des opérations qui lui sont attribuées, des études à la livraison, qu'il s'agisse de construction neuve, d'acquisition-amélioration ou de réhabilitation importante.

Missions principales :

- Assurer la gestion administrative des opérations :

- Préparer les courriers qui lui sont demandés par le Responsable de programme, les signer ou les soumettre à signature selon le cas, classer les courriers selon le plan de classement numérique et papier;
- Procéder à l'affichage des permis de construire et à leur constat sous le contrôle du Responsable de programme ;
- Composer physiquement les dossiers de financement sous le contrôle du Responsable de programme ;
- Suivre le financement Action Logement sous le contrôle du Responsable de programme, vérifier les conventions de réservations au regard de la fiche 1% relance établie, actualiser un synoptique complet des attributions pour chaque opération, s'assurer de la cohérence des attributions en rapport avec les conventions et du financement obtenu de l'opération, alerter le RP en cas d'incohérence de ces attributions apparaissant entre la convention et le dernier bilan financier tel que l'aura établi le RP ;
- etc.

- Participer au suivi financier des opérations :

- Analyser, vérifier et conduire l'avancement de la facturation sous la responsabilité du Responsables de programme, présenter l'échéance au visa du Responsable de programme puis à signature du Directeur ;
- Répondre aux demandes des prestataires et fournisseurs quant à leur règlement, assurer la relation avec la direction financière ;
- Enregistrer les factures, les commandes et les marchés sur l'outil informatique.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique :

- Prendre en charge les appels téléphoniques du responsable de programmes en cas d'absence de celui-ci ;
- Assurer l'accueil physique des participants externes aux réunions des Responsable de programme ;
- Organiser les réunions et convoquer les participants indispensables ;
- Actualiser le répertoire sur le carnet d'adresse du service.

- Assurer la responsabilité du classement informatique et papier des opérations ainsi que de la conservation des documents originaux essentiels engageant l'entreprise :

- Scanner les courriers originaux de l'opération selon le plan de classement et la liste arrêtée pour le service ;
- Classer et conserver les originaux dans la « boite noire » selon la liste arrêtée par le service ;
- Archiver les opérations clôturées via Archiveco.

Vous bénéficierez de nos régimes de mutuelle frais de santé, de prévoyance (pris en charge à 100% par l'entreprise) et de retraite supplémentaire. Vous bénéficierez également de titres-restaurants.
Ce poste est basé dans notre siège social situé Porte de Bagnolet (75020 PARIS) et est éligible au télétravail (jusqu'à 2 jours/semaine).