Office manager - secrétaire général anglais courant h/f

GR Intérim et Recrutement, cabinet de recrutement spécialisé en personnel bilingue et biculturel, recherche pour son client, une entreprise immobilière familiale, un Office Manager - Secrétaire Général H/F Anglais courant.

Au sein de cette SCI familiale, vous apporterez votre soutien à la Fondatrice dans l'administration et la comptabilité de ses affaires professionnelles. La fondatrice partage son temps entre les Etats-Unis (60%) et la France (40%).

Il s'agit d'un CDI à pourvoir au plus tôt. Le poste est basé à Paris 2ème.

39h par semaine - statut cadre.

3 jours en horaires décalés (jusqu'à 21h00) afin de travailler en simultané avec la Fondatrice. DEFINITION DES TâcheS :

- Gérer de manière rigoureuse les dossiers liés aux biens immobiliers, en veillant à leur conformité administrative et financière.
- Élaborer et actualiser des tableaux Excel pour le suivi budgétaire et la projection de différentes variantes financières.
- Superviser la facturation, les paiements, et réaliser des reportings financiers réguliers.
- Ajourner les dépenses en cours et préparer les budgets annuels en tenant compte des dépenses en cours et des prévisions.
- Rédiger et mettre en forme des documents officiels (Word, PowerPoint) destinés à des interlocuteurs institutionnels (notaires, banques, administrations).
- Veiller à la négociation des contrats.
- Organiser et archiver les documents administratifs et comptables (physique et numérique).
- Gérer l'impression, le classement et le scan des dossiers officiels (physique et numérique).
- Suivre les travaux en cours et assurer une communication fluide avec les fournisseurs, institutionnels, et clients.
- Superviser et gérer le personnel de maison en coordination avec la Fondatrice.
- Maintenir une bonne relation avec les interlocuteurs clés.
- Représenter la Fondatrice auprès de certains interlocuteurs en son absence.
- Soutenir la Fondatrice dans les projets stratégiques de vente et d'achat.
- Assistanat personnel 30%.