Pref56-chargé(e) d'accueil physique et téléphonique. service des relations avec les usagers

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Accueil physique et téléphonique (sites de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance)
- Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique des usagers, réguler les délais d’attente
- Renseigner les usagers dans leurs démarches administratives, les orienter vers le bon service
- Veiller à la bonne tenue du hall d’accueil et de l’affichage, observer afin de participer à la sécurité
- Trier le courrier arrivée et recenser les recommandés, collecter le courrier départ
- Réserver des salles de réunion

Courriers et courriels (sites de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance)
- Attribuer le courrier des boites fonctionnelles de la préfecture et des directions départementales interministérielles
- Rédiger des courriers de réponse aux usagers
- Remplir les tableaux de suivi qualité

Médiation numérique (site de Gaulle)
- Savoir guider les usagers au point d’accueil numérique dans leurs démarches en ligne

Au titre de la polyvalence, en cas d’absence du titulaire de la mission cartes nationales d’identité-passeports (site de Gaulle)
- Recueillir et remettre les passeports temporaires, de mission et de service
- Effectuer des recherches dans les archives, répondre aux réquisitions judiciaires
- Assurer le lien avec les mairies, le CERT et l’ANTS, gérer le dispositif mobile, attribuer les CERFA

Au titre de la polyvalence, en cas d’absence du titulaire (site de Gaulle)
- Mise en place des micros et de la visio dans les salles de réunion

Votre environnement professionnel :
Le service des relations avec les usagers est un service du secrétariat général commun départemental du Morbihan, placé sous l’autorité d’un directeur et d’un directeur adjoint. Le site de Gaulle est votre site principal ; vous avez vocation à travailler plusieurs fois par mois sur les 3 autres sites.

Activités du service :
Le service des relations avec les usagers assure l’accueil physique et téléphonique, ainsi que le courrier arrivée et départ sur les sites du périmètre administration territoriale à Vannes. Les agents sont répartis sur 4 sites : de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance.

Composition et effectifs du service :
Le service des relations avec les usagers est composé d’un chef de service de catégorie A, d’un chef de pôle catégorie B, d’un chef de pôle catégorie C, et de 12 agents de catégorie C.

Liaisons hiérarchiques :
L’agent est placé sous l’autorité du chef de service et du chef de pôle accueil physique et téléphonique.

Liaisons fonctionnelles :

L’agent travaille au service des administrations dans lesquelles il exerce.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau expert à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert

requis

Savoir faire :

Savoir travailler en équipe : niveau expert requis

Savoir s'organiser : niveau initié requis

Savoir être :

savoir accueillir : niveau maîtrise requis

savoir communiquer : niveau initié requis

savoir s'adapter : niveau expert requis

Vos perspectives :
Ce poste de catégorie C permettant d’appréhender les missions de tout le périmètre de l’administration territoriale de l’État, il est particulièrement intéressant pour les agents souhaitant évoluer vers le grade de AAP1 ou vers la catégorie B.

Durée attendue sur le poste :

3 à 4 ans