Assistante des chargés de mission et des chefs de bureau du sgac

Groupe RIFSEEP: 2

1) Vos activités principales :

Au sein du pôle des assistantes de direction du bureau des affaires administratives et juridiques du Secrétariat général pour les affaires de Corse, les activités principales de l’assistante des chargés de mission et chefs de bureau du pôle des politiques publiques et du pôle modernisation et mutualisation des moyens sont les suivantes :

Appui aux chargés de mission et chefs de bureaux du pôle des politiques publiques et du pôle modernisation et mutualisation des moyens :
- rédaction et mise en forme de lettres, courriers, notes simples, compte-rendu de réunion et relevés de décisions, de tableaux et divers travaux ;
- préparation des réunions et des RDV : organisation, convocation, réservation de salles et de véhicules, mise à disposition du matériel de visioconférence, demandes de devis auprès des prestataires ;
- circulation interne et externe des informations ;
- prise en charge des nouveaux arrivants ;
- accueil et orientation téléphonique et physique, ouverture du SAS
- appui et suppléance à l’assistante du « pôle des assistantes de direction » en charge du secrétariat du secrétaire général pour les affaires de Corse et de ses 2 adjoints ;
- appui aux agents du « pôles du suivi des instances » du bureau des affaires administratives et juridiques, dans leurs différents domaines de compétences, en priorisant le secrétaire général pour les affaires de Corse et ses adjoints.

Interface avec le Secrétariat Général Commun de la préfecture de Corse-du-Sud pour les agents du Secrétariat général pour les affaires de Corse, hors campagnes individualisées :
- ASSIST CHORUS-DT pour l’ensemble des agents et la commissaire à la lutte contre la pauvreté (ordres de missions, états de frais) en lien avec le service des finances ;
- correspondante du service des ressources humaines ;
- correspondante du service des moyens généraux et de l’immobilier ;
-correspondante de l’agent en charge du suivi Qualité, circulation interne et externe des informations et des campagnes générales à l’attention des services de la préfecture, tenue et mise à jour des différents répertoires, listes de diffusion, annuaires, organigrammes, etc… ;
- correspondante de la direction des systèmes d’information et de communication pour diverses demandes et campagnes ;
- correspondante du service d’action sociale pour les tickets de restauration.

Secrétariat de la commissaire à la lutte contre la pauvreté (2 ½ journées par semaines, hors suppléance du secrétariat du Secrétaire général pour les affaires de Corse et de ses 2 adjoints) :
- suivi et gestion de l’agendas OBM ;
- mise en forme de courriers ;
- préparation des réunions et des RDV : organisation, convocation, réservation de salles et de véhicules, mise à disposition du matériel de visioconférence.

2)Votre environnement professionnel :

Activités du service

Pôle assistantes de direction

Assistance à la direction du SGAC et aux chargés de mission du pôle « politiques publiques »

Suivi de l’agenda du préfet et des dossiers afférents à préparer

Suivi du courrier et des parapheurs

Gestion de la messagerie fonctionnelle du SGAC

Interface avec le SGCD, notamment pour le suivi des fournitures du SGAC

Pôle suivi des instances

Organisation des CAR et PRECAR (fréquence mensuelle)

Organisation et secrétariat des réunions du conseil des sites et de la délégation permanente (environ 8 réunions annuelles précédées d’autant de réunions préparatoires)

Formation patrimoine du CDS : recours contre les avis défavorables de l’architecte des bâtiments de France

Administration de RESANA pour les CAR et les CDS

Coordination de la tutelle sur les réseaux consulaires (CCIC, CMARC)

Saisines urgentes de l’assemblée de Corse sur les textes législatifs et réglementaires, suivi des délibérations

Renouvellement des membres de comités et commissions régionales

Composition et renouvellement des membres du CESECC

Préparation des arrêtés préfectoraux établissant la liste des formations ouvrant droit à la perception de fonds en provenance de la taxe d’apprentissage

Délégations de signature au niveau régional

Organisation de la campagne annuelle des bourses talents

Affaires scolaires : désaffectation du service public de l’enseignement, suivi du règlement conjoint des budgets des EPLE

Régies de dépenses et recettes des services de l’Etat arrêté de création, nomination des régisseurs

Organisation des élections des membres de la chambre régionale d’agriculture en relation avec la DRAAF

Secrétariat de la commission consultative d’évaluation des charges des transferts de compétences de l’Etat à la collectivité de Corse

Contrôle de légalité des GIP

Saisines de la DRFIP sur les délibérations de la SEM AIR CORSICA

· Composition et effectifs du service : 1 cheffe de bureau (catégorie A), 1 adjointe (catégorie B), 2 assistantes de direction (catégorie B), 1 assistante administrative (catégorie C).

· Liaisons hiérarchiques : La cheffe de bureau des affaires administratives et juridiques (N+1) et le secrétaire général pour les affaires de Corse (N+2).

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables
Compétences en bureautique et outils collaboratifs

Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation
Avoir l'esprit de synthèse
Savoir accueillir et orienter
Avoir des compétences rédactionnelles

Savoir-être
Faire preuve d’autonomie et savoir prendre des initiatives
Faire preuve de rigueur et méthode
Travailler en équipe
Faire preuve de capacité d’adaptation et de réactivité
Avoir le sens des relations humaines

Vos perspectives : Les compétences développées sur ce bureau permettent d’évoluer vers d’autres postes à responsabilité.