Officier d'état civil / agent instructeur titres d'identité (h/f)

Missions principales :

 Instruire et constituer les actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès,…)

 Enregistrer, assurer le suivi et remettre les titres d’identité

 Délivrer les livrets de famille

 Assurer la tenue administrative des registres

 Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers

 Officier les mariages

Activités en front office :
- Accueil des usagers sur les créneaux dédiés pour les titres d’identité
- Accueil physique et téléphonique des usagers concernant l’état civil, les élections et les décès
- Rédaction des actes d'état civil (naissance, décès, reconnaissance, mariage)
- Réception et pré-instruction des dossiers de mariage, PACS et baptêmes civils
- Délivrance, renouvellement des concessions funéraires
- Réception, instruction des demandes administratives diverses (recensement citoyen, attestation d'accueil, légalisation de signature, changement de nom, changement de prénom...)
- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, et mobilisation lors de l'organisation des scrutins électoraux

Activités en back-office :
- Gestion et traitement des demandes transmises sur le portail citoyen et sur la boite mail du service
- Assurer le standard téléphonique du service
- Assurer le suivi et l'instruction des projets de mariage, l'édition des actes et des livrets de famille, le suivi des plannings, des diverses autorisations funéraires
- Traitement des demandes d'actes d'état civil
- Gestion des différents avis de mention et transcription (décès, notoriété, naissance, divorce...).

Activités secondaires :
- Assister les élus lors de la célébration des mariages
- Polyvalence avec les agents d'accueil (remplacement en cas de besoin)
- Assistance lors des recensements de la population (en tant qu’agent ou assistant coordonnateur)
- Pour les agents titulaires : possibilité d'être nommé Officier d'État Civil et de remplir les missions afférentes (signature des actes)

SAVOIRS-FAIRE :
- Maîtriser l’outil informatique
- Bon niveau d’orthographe
- Aisance orale
- Savoir gérer son stress

SAVOIRS-ETRE :
- Respect du principe de confidentialité
- Sens du service public
- Méthodique et rigoureux
- Sens du relationnel aigu et adaptabilité
- Polyvalence, réactivité
- Bonne présentation, langage adapté

SAVOIRS :
- Connaissances élémentaires en Droit civil, droit funéraire et droit électoral
- Procédures et écrits administratifs
- Droits et obligations des usagers
- Règles en vigueur en matière d'information aux usagers
- Techniques d'accueil et de régulation
- Logiciels métier
- Code général des collectivités territoriales

FORMATION :

Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative

STATUT :

• Titulaire de la FPT dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou à défaut contractuel

• Expérience souhaitée dans un poste similaire en collectivité d’au moins deux ans