AP-HM
Direction des Affaires Médicales (DAM)
Secrétariat de Direction
Date d'application : 04/03/25 Version : version I
Rédigée et validée par : Anne-Laure DE CESARE et Dimitri SANCHEZ
CHAMP D'ACTIVITÉ
La Direction des affaires médicales (DAM) est composée des secteurs suivants :
* Gestion des effectifs médicaux seniors et juniors
* Gestion du temps de travail médical
* Pilotage budgétaire, paie et certification
* Coopérations - Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)
* Formation continue (DPC)
Le secrétariat de direction est rattaché directement aux Directeurs des affaires médicales.
OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU SECRÉTARIAT DE LA DAM
Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DAM, dont il est garant de l'image auprès du public accueilli et tout particulièrement de l'ensemble de la communauté médicale, composée de près de 2000 médecins seniors et de 1000 internes présents chaque semestre à l'AP-HM.
A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DAM, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DAM et à la circulation de l'information entre les différents secteurs de la DAM. Il assure également le lien entre la DAM et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles et les partenaires institutionnels.
MISSIONS DU SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Organiser l'activité quotidienne de la Direction
* Gestion de l'agenda des Directeurs :
* Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
* Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;
* Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.
* Gestion des correspondances :
* Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ;
* Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;
* Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants.
* Accueil et orientation du public :
* Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;
* Accueil numérique : traitement de la boîte mail du secrétariat ;
* Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées).
* Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.
Assister la direction dans les tâches administratives
* Préparation des dossiers et réunions
* Classement et archivage de dossiers et documents
* Appui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentations
* Aide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions/PST, participation au processus administratif suite au choix des internes
Suivi des nominations aux chefferies de pôle et de service
* Appel des appels à candidature et suivi des réponses
* Rédaction des décisions des nominations
* Mise en paiement des primes et contrôles paie afférents
* Mise à jour et suivi d'un tableau de bord
QUALITÉS REQUISES
* Savoir-être adapté à l'accueil d'un public, aisance orale et relationnelle
* Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
* Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l'organisation et méthode
* Grande capacité d'anticipation, de réactivité et de priorisation
* Esprit d'équipe et de service
* Capacité d'initiative, autonomie et sens des responsabilités
* Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité
* Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
* Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
* Connaissances en gestion administrative générale
* Connaissance des normes rédactionnelles
* Capacités de communication et maîtrise des usages de l'accueil physique et téléphonique
* Maîtrise des méthodes d'organisation de réunions, rendez-vous et évènements
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
* Intitulé du poste : Assistant(e) de direction
* Grade : Adjoint administratif
* Pôle d'activité : DAM
* Lieu d'exercice : Administration centrale - Rue Brochier
* Lien hiérarchique : Directeurs des affaires médicales
* Déplacements sur autres sites : non
* Horaires : 7h48 / jour
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