Dans le cadre de notre développement, nous recrutons notre futur assistant(e) d’exploitation. Sous la responsabilité de notre responsable d’exploitation, vous aurez en charge les missions suivantes:
* Anticiper la gestion administrative des contrats récurrents
* Accueillir les clients et les conducteurs au téléphone et répondre à leurs sollicitations
* Saisir quotidiennement les commandes des clients dans les différents logiciels internes et les transmettre aux différentes exploitations concernées
* Saisir les confirmations de commandes sur les différents logiciels externes (clients)
* Prendre les RDV dans les différents dépôts et autres sites clients
* Faire passer les messages importants et alerter le responsable d’exploitation ou l’exploitant
* Soulager les exploitations sur le volume des appels téléphoniques
* Faire remonter les informations précisément (situation, contexte, temporalité … ) des réclamations ou demandes d’améliorations provenant des clients
* Créer un climat de confiance avec les clients et être le premier interlocuteur
* Résoudre les problématiques du quotidien des clients
* Répondre aux sollicitations et besoins des équipes d’exploitations
* Rassembler tous les éléments de la pré-facturation de l’exploitation selon les procédures groupe et selon un calendrier précis pour transmission au service Facturation
* Participer, au cas échéant, à la facturation de toutes les prestations (clients, planning centralisés…) selon les conditions contractuelles négociées, les indexations transmises par le commerce central et selon les délais fixés par la procédure groupe
* Évaluer quotidiennement la bonne transmission des informations aux différentes parties prenantes (clients, exploitations, conducteurs)
* Contrôler la justesse des saisies réalisées sur les différents logiciels
* Alerter les services concernés et sa hiérarchie (REX) lorsqu’une situation grave est détectée ou communiquée
* Proposer des actions d’améliorations et de digitalisation des procédures ou des outils aux équipes d’exploitation
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