Assistant.e logistique - proparco

ASSISTANT.E LOGISTIQUE - PROPARCO

Quel sera votre rôle ?
Description de la mission

La division communication et marketing de Proparco recherche un/une assistant(e) logistique pour venir en appui aux équipes de communication sur les aspects de logistique événementiel et diffusion d’information, l’assistant(e) aura pour mission principale l’appui logistique (préparation, suivi, coordination, stockage, expédition et réception) et de saisie de données dans le cadre de l’organisation d’événements internes ou externes organisés par CMP .
La personne devra également assurer le bon fonctionnement technique des évènements (fonctionnement des matériels son – vidéo – ordinateur - lumière à prévoir – hybridation).

Tâches et fonctions
Les activités attendues dans le cadre de cette mission sont les suivantes

Pour le suivi logistique des évènements

Avant un événement
Etat des lieux
Aménagement et rangement des salles utilisées lors d’évènements
Vérifier le fonctionnement des logiciels de visioconférence
S’assurer que micro – vidéo – ordinateur sont en état de marche
Préparation et installation du matériel nécessaire pour le bon déroulement (kakémonos, cartons de brochures, mallettes etc)
Réceptionner et contrôler la conformité des commandes ou du matériel retour
Assurer une formation rapide des salariés en cas de besoin sur ces différents aspects

Pendant un événement
Etre joignable en cas de problème technique

Après un événement
Faire un état des lieux des salles utilisées
Veiller à la bonne remise en état de la salle

Pour le suivi logistique de la documentation commerciale (réception et rangement)
Réceptionner et ranger dans l’espace documentation le matériel reçu par CMP en respectant la procédure de rangement
Mettre à jour le tableau Excel de l’inventaire de l’espace Documentation

Pour l’envoi ou la mise à disposition des publications ou du matériel de communication
Préparer les cartons, enveloppes suivant les indications
Renseigner les bordereaux
Acheminement à l’accueil
Distribution des revues dans les bureaux et salles de réunion

Autres missions
Passer les commandes nécessaires aux besoins de l’activité (commande de coursier, produits, matériel supplémentaire, etc)
Mettre les outils de communication à disposition des agents à Proparco dans les salles de réunion et points café

Qui recherchons nous ?

Compétences requises
Expérience en logistique
Sens de l’organisation et réactivité
Savoir lire et comprendre une procédure de travail
Maitriser le pack office (Word et Excel) pour renseigner et mettre à jour une base de données

Qualités requises
Réactivité
Ponctualité
Esprit d’initiative
Savoir gérer le stress
Bon relationnel

Points d'attention :

Ce poste a une composante manutention importante

Il requiert aussi :

De réaliser des mouvements répétitifs

De porter des charges lourdes
Déplacements importants au sein des locaux

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
La division communication et marketing de Proparco est en charge de l'ensemble des aspects de la communication ainsi que de la valorisation des marques. En plus de coordonner et de structurer l’offre marketing, la division est organisée autour des fonctions communication suivantes : - Influence et médias : relations presse, réseaux sociaux ; relations avec la société civile et les ONG, transparence et redevabilité, communication de crise ; - Communication événementielle : organisation d’évènements et sponsoring ; - Communication éditoriale : réalisation de rapports, brochures, plaquettes, reportages, coordination de la rédaction de Secteur privé et développement et du blog ; - Communication interne : évènements internes, Newsletter, Intranet, parcours d’intégration développement L’équipe CMP est dynamique et inventive, elle est composée d’une quinzaine de personnes qui travaillent en étroite collaboration pour couvrir l’ensemble des métiers de la communication. Elle sont amenées à développer leur polyvalence et à acquérir la maîtrise de nouveaux outils. Dans les mois à venir ces compétences collectives seront mises au profit de nouveaux chantiers stratégiques pour la communication de Proparco.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.