Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !
Informations générales / Identification du poste
Type d'offre : Offre d'emploi
Mode de recrutement : Stagiaire / Titulaire / Lauréat : Emploi permanent
Conditions statutaires
Catégorie : C
Filière : FILIERE ADMINISTRATIVE
Cadre d'emploi :
Service de rattachement ou d'affectation :
Département géographique : Bouches du Rhône
Direction Générale : DIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE
Service : SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE COMMUNICATION ET PROTOCOLE
Objectif du poste :
* Assurer le secrétariat du chef de service, du chef adjoint et des unités du service,
* Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du service.
Activités :
* Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et les plannings,
* Gérer un tableau Excel des présences et congés du service,
* Gérer le courrier du service dans un chrono courrier sur Excel,
* Archiver sur le réseau des éléments d'informations communs pour le service,
* Gérer l'envoi des différents courriers,
* Relever le courrier et classer les notes internes,
* Participer à des réunions et effectuer des relevés de décision,
* Gérer les stocks de fournitures (commandes et récupération),
* Récupérer les titres restaurants pour le service,
* Reprographier des dossiers en vue de réunions,
* Saisir sur Posactes les délibérations en CP ou en AP, transmettre les fiches argumentaires et le tableau de suivi de cession de CP en lien avec le service,
* Soulager au maximum le traitement administratif des unités du service,
* Réceptionner et enregistrer les plis relatifs aux marchés publics,
* Enregistrer les marchés et les nouveaux tiers,
* Préparer les trames de différents rapports d’analyse ou de présentation si nécessaire,
* Enregistrer et orienter les factures en vue de leur traitement,
* Compléter la base de données financière,
* Valider la complétude des bons préalables à la commande avant transmission aux équipes,
* Compléter et mettre à jour annuelle de certains tableaux de bord sur l’activité juridique (tableau des marchés notamment) et financière du service,
* Classer et archiver les dossiers comptables et les marchés.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.
Profil recherché :
Savoirs théoriques complémentaires :
Savoir-faire :
* Recevoir, filtrer et orienter les appels et prendre des messages téléphoniques,
* Contrôler la présence des pièces constitutives des marchés publics,
* Dialoguer, communiquer,
* Enregistrer et classer des documents,
* Maîtriser le Pack office,
* Organiser son travail et ses dossiers,
* Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers et documents,
* Respecter les délais procéduraux,
* S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics.
Savoir-être :
* Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil,
* Esprit d’équipe,
* Capacité de réflexion,
* Facilité de contact,
* Faire preuve de méthode d’organisation,
* Politesse, courtoisie,
* Ponctualité,
* Respect du secret professionnel.
Formations et diplômes :
Formation de secrétariat obligatoire
Connaissance souhaitée de l'institution et de son fonctionnement
Connaissance de base des marchés publics souhaitée
Caractéristiques, modalités et contraintes de travail :
Contraintes de plage horaires : 7h30-9h30-12h00-14h00-16h minimum sauf nécessité de service
Temps Plein sur 5 jours
Télétravail possible au maximum 2 jours selon organisation et nécessité de service.
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