Au sein du service approvisionnement budget comptabilités (ABC) du département économique et financier de l'Hôpital Régional d'Instruction des armées Clermont-Tonnerre de Brest, la cellule « attestation du service fait » est chargée, en lien avec les différents services de l'hôpital, d'attester la réception des marchandises et de la réalisation des prestations, conformément aux commandes et/ou marchés publics. La constatation de service fait permet de justifier la quantité facturée par le fournisseur et constitue à ce titre une étape indispensable et obligatoire avant la mise en paiement des factures. Le rôle de la cellule « attestation du service fait » est de s'assurer que la mise en paiement est effective, le cas échéant résoudre les litiges puis procéder à la liquidation dans le logiciel métier PHARMA.
La réalisation rapide des attestations de service fait est un enjeu majeur pour l'établissement car elle contribue au respect du délai global de paiement (50 jours) et évite le versement d'intérêts moratoires aux fournisseurs.
Obtenir des différents services les informations sur les livraisons (Bon de livraison), effectuer le recollement des bons de livraison avec les bons de commande et s'assurer de la cohérence de la livraison avec la commande
Saisir la constatation de service fait dans le logiciel comptable Chorus formulaire
Relancer les fournisseurs pour la dématérialisation des factures (mail ou téléphone)
Contrôler et éditer les factures
Contrôler les tarifs des marchés ou les offres de prix en cas de différence par rapport à la commande
Solutionner les litiges en relation directe avec les fournisseurs, les services de l'hôpital et la direction des approvisionnements en produits de santé des armées d'Orléans (en charge de l'exécution des dépenses du service de santé des armées).
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