Vaguemestre polyvalent - chargé d'accueil

Le service Administration Générale de la Mairie d’Auch participe au fonctionnement des orientations de la collectivité. Il garantit les relations publiques entre les usagers et/ou les partenaires de la collectivité.

Le/la vaguemestre polyvalent(e)-chargé(e) d’accueil assure le suivi du courrier entrant et sortant ou courrier interne et postal de la ville et de l’agglomération.

Il/elle accueille, oriente et renseigne le public, trie et distribue le courrier entrant dans tous les services Mairie et GACG, ainsi que les courriers personnels destinés aux Élu(e)s.

Il/elle assure la bonne circulation des parafeurs entre les services, affranchit le courrier et traite les démarches incombant à l’activité du courrier.

Spécificités :

Poste : Respect des horaires liés à l’acheminement du courrier. Permis B.

Port quotidien de charges lourdes (courriers volumineux, colis)

Permanence accueil lors des mariages le samedi en alternance

Permanence accueil mairie et astreintes téléphoniques en dehors des heures d’ouverture de la mairie (réunion après 17h, théâtre…) en alternance

Horaires : En fonction des nécessités de service.

Durée hebdomadaire de travail : temps complet (37h30/semaine + RTT)

Savoir :

Techniques d’expression écrite et/ou orale

Techniques gestion des conflits

Techniques d’accueil et d’écoute

Connaissance des services

Procédure du pôle accueil

Procédure des différents types d’envois

Procédure enregistrement du courrier

Connaissance de l’environnement territorial

Statut de la Fonction Publique Territoriale

Savoir-Faire :

Accueillir le public avec amabilité en appliquant les règles de communication et de protocole

S'exprimer clairement et reformuler les demandes

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

Mettre en relation des correspondants

Gérer les situations de stress et réguler les tensions

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

S'adapter aux publics aux différents publics

Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès

Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité

Savoir utiliser l’outil informatique (courrier/messagerie/internet) et le matériel affranchissement

Dresser une table de réception

Mettre en œuvre les pratiques durables définies à l'intérieur du service ou du pôle

Respect et application des règles d'hygiène et de sécurité

Savoir-Etre :

Capacité d’adaptation

Qualités relationnelles

Esprit d’équipe

Esprit d’initiative

Sens de l’organisation du travail

Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l’intérêt général, sens des relations avec l’usager)

Assiduité – ponctualité

Capacité d’analyse et de synthèse

Tenue vestimentaire adaptée