Assistant du directeur de cabinet du préfet (h/f)

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- La gestion de l’agenda du directeur de cabinet (support électronique principalement)
- L’organisation de réunions (disponibilité des participants, confirmation des dates, lieu et objet des entrevues, réservation et préparation des salles)
- L’organisation des déplacements du directeur de cabinet
- La gestion des appels téléphoniques et la gestion de la messagerie
- La saisie de courriers, de notes et de rapports
- La participation à la constitution des dossiers du directeur de cabinet (relance des services, finalisation)
- La diffusion de messages, la circulation du courrier réservé, cabinet et parapheurs
- L’aide à la préparation des visites officielles (membre du Gouvernement, Président de la République...)
- Le soutien dans la gestion des réceptions à la résidence du préfet
- La gestion des centres de coût rattachés au préfet et au directeur de cabinet
- La mutualisation des tâches avec les autres membres du pool secrétariat du Préfet, du Directeur de cabinet et du Secrétaire Général afin d’assurer la continuité du service
- Exerce les missions d’assistant Chorus DT.

Vous travaillez en binôme sur l’ensemble de vos missions avec l’assistant(e) du Préfet

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Placé sous l’autorité du Préfet et du Directeur de cabinet, le Cabinet est composé : de la Direction des Sécurités (avec le BOPSI, le SIDPC, et le BPAS) ; du Bureau du Cabinet et de la Représentation de l’État – BRE- et du Service Départemental de la Communication Interministérielle (SDCI).
- BOPSI : prévention de la délinquance, lutte contre la radicalisation et le séparatisme, lutte contre les discriminations, ordre public, gens du voyage, hospitalisations sous contrainte, réglementations relatives à la vidéoprotection, aux polices municipales, à l’aéronautique….
- SIDPC : sécurité et défense civiles, plans de prévention des risques, organisation des exercices, gestion des crises, sécurisation d’évènements, habilitations, contrôle des campings à risques, déminages, suivi des ERP….
- BPAS : réglementation relative aux débits de boissons, aux feux d’artifice, à la vidéo-protection, aux établissements recevant du public (ERP), aux manifestations sportives, aux armes, à sécurité routière…
- BCRE : représentation et distinctions honorifiques (médailles…) ; relations publiques et déplacements officiels (protocole et organisation) ; organisation des manifestations relevant des activités du Préfet et des membres du Corps Préfectoral ; biographie des élus ; dossier territorial ; analyse électorale et participation aux soirées électorales…
- SDCI : définition et mise en œuvre de la politique de communication
* externe des services de l’État dans le département,
* interne de la préfecture et des sous-préfectures ;
relations avec les médias et demandes de presse ; couverture médiatique des déplacements du Corps Préfectoral, coordination et prise en charge publications

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques
- avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise / requis
- connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise / à acquérir
- avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique / à acquérir

Savoir-faire
- savoir travailler en équipe / niveau pratique / requis
- savoir s'organiser / niveau maîtrise / requis

Savoir-être
- avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / requis
- savoir s'adapter / niveau maîtrise / requis
- savoir s'exprimer oralement / niveau pratique / requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans