Coordinateur administratif (f/h)

À propos de nous

Au nord de la Région Nouvelle-Aquitaine, entre Loire et océan, à 1h50 de Paris en TGV et 30 minutes du littoral, le Département des Deux-Sèvres bénéficie d'un environnement attractif et d'un cadre de vie agréable, connecté et dynamique.

Acteur de proximité au cœur de la vie de ses 375 000 habitants, le Département des Deux-Sèvres emploie près de 1 800 agents dans plus de 150 métiers différents, agissant au quotidien au service des usagers et du territoire.


Mission

Référent en matière de cinéma et de biodiversité à l’échelle nationale, l’IFFCAM est devenu une structure identifiée des professionnels de l’audiovisuel animalier et suscite des vocations. Par ses formations et les projets pilotes qu’il entend mener en tant qu’expert, l’Institut est innovant et revêt une qualité d’ambassadeur en matière d’enjeux environnementaux.

Ce recrutement s'inscrit dans le soutien administratif et comptable de la Direction de l’IFFCAM, afin de poursuivre son rayonnement auprès des professionnels de l’audiovisuel, de l’éducation et de l’environnement, tant au niveau régional que national.

Dans ce cadre, le coordinateur ou coordinatrice administrative contribuera à la gestion et à la structuration administrative, financière et comptable de l’IFFCAM aux côtés de la directrice, ainsi qu’à l’organisation de la vie pédagogique de l’école.

Au sein du pôle du développement territorial et de l’éducation et sous l'autorité de la directrice de l’IFFCAM, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

* Assister la directrice dans la réalisation de ses missions : accueil du public et accompagnement des intervenants professionnels/enseignants, gestion de l’agenda, rédaction de courriers/mails et convocation des stagiaires, gestion du courrier dématérialisé, suivi des recrutements et des inscriptions des stagiaires en formation continue, accompagnement des étudiants en recherche de financement (France Travail et autres…), suivi des auditions en partenariat avec La Rochelle Université, gestion des réservations des hébergements et de la restauration des stagiaires/intervenants, contribution à la préparation et au suivi des dossiers de certification Qualiopi et des incidences sur le suivi pédagogique et administratif (mise en place de process, suivi des étudiants après leurs études…), mise à jour du calendrier des stages professionnels sur les logiciels dédiés.

* Mettre en œuvre les actes administratifs (délibérations, conventions de partenariat avec d’autres institutions) et les rapports de la direction (CD, rapport d’activités), gérer les conseils d’exploitation de la Régie de l’IFFCAM (planification et préparation des éléments), préparation des dossiers de demandes de subvention aux différents partenaires institutionnels (Région et autres...)

* Accompagner la directrice sur le volet financier (préparation budgétaire) et comptable de la direction (suivi de la trésorerie mensuelle en lien avec la DG-FIPA, liquidation des dépenses et recettes, facturation, préparation des salaires des intervenants/prestataires/partenaires institutionnels en lien avec la DRH, préparation du dossier de la DIRECCTE)

* Contribuer et participer aux évènements de l’IFFCAM, voire du Département.

* Déplacements professionnels en journée, en particulier pour l’accompagnement des intervenants à la gare.

* Assurer avec le prestataire propreté l’accueil de la personne en charge du ménage, puis régulièrement faire le point avec cette dernière.

* Toute autre mission nécessaire au fonctionnement de la direction.


Profil

Vous disposez de compétences avérées en gestion administrative, financière et comptable. Vous avez une bonne capacité rédactionnelle et orthographique, l’esprit de synthèse et d’organisation, vous êtes rigoureux, réactif et autonome dans l’organisation de votre travail et maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (pack Office 365, Onedrive, Sharepoint, Teams). La connaissance des logiciels métiers Airdélib, Grand Angle et 6TZEN est un atout.

Conditions de travail liées au poste :

* Travail en bureau sur le site de l’IFFCAM, Horaires réguliers avec amplitude et jours de travail variables lors de la participation à des évènements de l’institut, ou plus occasionnellement du Département.

* Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD, renouvelable);

* Cycle de travail de 39 heures par semaine, 25 congés annuels et 23 RTT par an;

* Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou des adjoints administratifs (catégorie C)

* Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Madame Marie DANIEL – Directrice de l'IFFCAM, marie.DANIEL@deux-sevres.fr

En rejoignant le Département, vous intégrez :

- Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes

- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action

Nos atouts:

- Des prestations d'action sociale et avantages, qui viennent compléter le régime indemnitaire

- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel, dans un cadre de vie agréable, au vert et à proximité de l'océan

- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projet