Assitant(e) de direction

• Assure le secrétariat des directions

• Participe à l’organisation administrative des directions

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique des services techniques

• Rédaction et mise en forme d’actes administratifs (courriers, mails, notes, rapports, compte-rendu, OS, EXE, délibérations

• Participations aux réunions des services techniques donnant lieu à des compte-rendu

• Aide à la gestion des affaires courantes (courrier entrant et sortant)

• Planification et organisation des réunions (réservations des salles, invitations, listes d’émargement, compte-rendu…)

• Recherche, diffusion, affichage d’informations

• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

• Continuité du service administratif et de l’accueil des services techniques

• Gestion des plannings de présence du personnel des services techniques (congés, astreintes, etc.) en lien avec le service RH

• Classement et archivage des documents, en conformité avec le protocole en place

• Compte-rendu et gestion des registres du conseil municipal, ainsi que des registres des arrêtés

• Etablir les bons d’engagement et le suivi du service fait pour les dépenses des services techniques, dans le respect du protocole en place, en collaboration avec la direction des services techniques

Apporter une aide permanente dans l’activité administrative des directions technique et générale

• Respecter la confidentialité et le devoir de réserve

• Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers

• Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers

• Renseigner des tableaux de suivi

• Scanner et/ou photocopier et assembler des documents

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

• Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu

• Bon niveau de français

• Accueillir les usagers, fournisseurs au sein du secrétariat

• Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité

• Réactivité

• Sens du relationnel pour l’interface entre les usagers, les services de la collectivité et les élus.