Adjoint-e au chef du bureau de la représentation de l'état, chef-fe de la section affaires générales

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales

L’adjoint/e au chef de bureau, chef/fe de la section des affaires générales, est chargé/e, en binôme avec le chef de bureau :
-de veiller au bon fonctionnement et à la permanence du bureau, en assurant l’encadrement et le soutien administratif des deux sections et de la mission composant le bureau :
-à titre principal, la section des affaires générales, dont il/elle assure l’encadrement direct,

à titre subsidiaire :
-section du protocole (en appui à la cheffe de section), en charge notamment des questions protocolaires, de l’organisation des cérémonies et des distinctions honorifiques,
-mission affaires réservées (en appui au chargé de mission) assurant notamment la coordination des dossiers du préfet ;
-de l’organisation des visites officielles dans le département et de l’organisation de la remontée des résultats lors des soirées électorales (missions transversales du bureau) ; l’adjoint/e aura en particulier en charge la préparation de l’organisation des soirées électorales, de l’animation et du pilotage des applications permettant la centralisation dématérialisée des résultats (EIREL et SIE2) et de la préparation des dispositifs de secours (en lien avec le SIDSIC) ;
-du suivi, en propre, des questions relatives à la sécurité du site de l’Hôtel-Dieu : suivi des chantiers de rénovation et gestion au quotidien des systèmes de sécurité (vidéosurveillance, gestionnaire de droits d’accès, alarmes anti-intrusion et anti-agression), relations avec le prestataire privé assurant la sécurité du site (agents de sécurité) ;
-d’être en mesure de répondre à toutes les sollicitations relevant de la compétence du bureau et de pallier, le cas échéant, aux absences des agents ou aux besoins de renfort en fonction du plan de charge, sur l’ensemble du bureau ;
-d’assurer le pilotage et le management quotidien de la section des affaires générales : préparation des plannings (notamment des 4 conducteurs du garage), réservation des salles et des voitures de services, tri du courrier réservé avec le chef de bureau et suivi dématérialisé de l’affectation du courrier réservé (application MAARCH), gestion des droits d’accès au site, suivi des interventions de particuliers.

Qualités attendues : bonne capacité à s’organiser et à travailler dans l’urgence, réactivité, disponibilité, discrétion