Assistante d'une association de patients d'utilité publique

Mission(s)

Le poste de secrétariat de France Acouphènes est « la plaque tournante » de l’association.

Il est la vitrine de la structure. C’est le seul poste salarié de France Acouphènes qui assure une permanence physique et téléphonique au siège de l’association aussi bien pour les bénévoles que pour les entités externes.

Un certain nombre de tâches administratives, informatiques et comptables lui sont confiées.

Des déplacements sont possibles lors de l’organisation de certains évènements.

Activités principales

Tâches administratives et logistiques

- Accueil Physique

- Accueil téléphonique

- Rédaction de courriers

- Gestion et enregistrement du courrier arrivé et/ou des colis

- Gestion du plan de classement et d’archivage

- Transmission de mails

- Envoi de documentations, de convocations

- Revue : Relecture pour corrections

- Préparation des fichiers abonnés

- Transmission des fichiers à l'ESAT pour diffusion

- Organisation et participation à certains évènements : Assemblée générale, Réunions d’adhérents, Conférences, Groupe de parole, Séminaires…

- Gestion sur demande de la logistique associative : Réservation de salles, Hôtel, Transport….

- Relation avec les administrateurs et les bénévoles

- Relation avec les prestataires extérieurs

Tâches Informatiques

- Gestion de la base adhérents avec le logiciel OHME: saisies, mises à jour, modifications, suppressions, requêtes

- Edition de statistiques issues de la base

- Diffusion d’extraits régionaux de la base

- Edition des cartes d’adhérents

- Edition des reçus fiscaux de réduction d’impôts pour les adhérents

Tâches Financières et comptables

- Commande du matériel de bureau

- Enregistrement des chèques et dépôt banque

- Enregistrement sur demande des factures dans la base comptable Mon Expert en Gestion (MEG)

Moyens

- Position informatique avec les principaux logiciels utilitaires : Word, Excel, Access, Power point…..

- Position téléphonique

- Ancienne base de données sous Access en archive.

- Equipements logistiques divers : Photocopieurs, Fax, Imprimante,…..

Compétences, qualités requises

- Maitrise de la communication écrite et orale

- Maitrise des logiciels bureautiques: Word, Excel, Access, Power point, Skype, Zoom…

- Utilisation d’internet, messagerie, messagerie instantanée…..

- Discrétion, autonomie et maîtrise de soi

- Rigueur et sens de l’organisation

- Motivation pour le milieu associatif

- Connaissances succinctes des pathologies gérées par l’association.

Formation et Expérience

- Formation de secrétaire

- Expérience en comptabilité

- Expérience minimum de 5 ans de secrétariat

- Anglais lu et compris souhaité

Localisation et spécification du Poste

- Adresse : 92 rue du Mont Cenis 75018 Paris

- Durée du contrat : CDD de 3 mois dont 15jours d’essai puis CDI.

- Condition particulière : Position de travailleur isolé dans un bureau nécessitant le port permanent d’un dispositif d’alarme pour travailleur isolé.

- Début de l’activité juin 2025