Responsable cellule accueil courrier - montélimar agglo

Responsable cellule Accueil Courrier - Montélimar Agglo

La cellule Accueil-Courrier, placée sous la responsabilité de la directrice des Moyens Généraux, a pour mission l'organisation des missions d'accueil du bâtiment de la Maison des Services Publics et de gestion et de distribution du courrier, pour les administrations et les services opérationnels de deux collectivités, en qualité de service commun.
Véritable service support, les missions de cette cellule portent également sur l'élaboration et le pilotage des budgets afférents, dans le respect des process inhérents à ces collectivités.

L'équipe est constituée de quatre agents : deux agents d'accueil et deux agents gestionnaires du courrier.

Sous la responsabilité de la Directrice des Moyens Généraux, le(la) responsable de la cellule Accueil-Courrier a en charge :

1. Organiser et coordonner les activités de sa cellule :
1. Préparer, proposer et suivre le budget de sa cellule ;
2. Assurer l'encadrement de son équipe et impulser la dynamique de fonctionnement de la cellule ;
3. Piloter les activités de la cellule sur la globalité des missions à mener (assurer notamment le bon déroulement du processus de gestion du courrier et d'accueil physique et téléphonique des usagers de la Maison des Services Publics), en termes de coordination, de planification et d'organisation ;
4. Assurer le suivi quotidien (tant technique, qu'administratif) de la solution logicielle de gestion du courrier ;
5. Contrôler et évaluer la performance des missions de sa cellule, au moyen des outils mis en place par la direction ;
6. Contribuer aux réflexions de la direction sur la réponse aux besoins techniques non encore couverts ;
7. Garantir le respect quotidien des obligations normatives et des processus d'achats publics ;
8. Élaborer les pièces techniques des marchés publics gérés par sa cellule, réaliser les rapports d'analyse des offres afférents et assurer le suivi financier quotidien des dits marchés ;
9. Respecter et faire respecter la politique et les règles d'hygiène, sécurité et qualité de vie au service.
2. Assurer le conseil et l'assistance dans ses domaines de compétences :
1. Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de tableaux de bord ;
2. Réaliser un reporting des activités de son équipe ;
3. Assurer les liens avec les services opérationnels et fonctionnels des deux collectivités.


Profil recherché

* Savoirs :

* Connaissance de l'environnement professionnel et institutionnel ;
* Méthode et outils d'évaluation des politiques publiques ;
* Instances, processus et circuit de décision des collectivités Ville et Agglomération ;
* Méthode et outils d'observation, d'analyse et de prospective ;
* Connaissance du domaine de la commande publique.

* Savoir-faire :

* Capacité à fédérer ses collaborateurs ;
* Qualités rédactionnelles et relationnelles avérées ;
* Aptitude au management ;
* Capacité à animer et conduire des réunions ;
* Capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
* Capacité à rendre compte.

* Savoir-être :

* Capacité d'écoute, force de proposition ;
* Initiative, organisation, disponibilité ;
* Maîtrise de soi.


Qui sommes-nous?

Montélimar, capitale de la Drôme provençale et 2e ville du département, est située au cur du sud-est de la France. Facilement accessible, la ville de Montélimar, 40 000 habitants, est positionnée sur l'axe TGV Paris-Marseille et bénéficie d'une gare raccordée au réseau grandes lignes qui permet de rejoindre Paris en 3h.

La ville fait également partie des 27 communes de Montélimar Agglomération qui comptabilise un bassin de population de 70 000 habitants. Ensemble, ville et agglo ont su construire et valoriser de nombreux équipements structurants.

L'art de vivre, la convivialité, les patrimoines historiques et culinaires, dont le nougat, mais aussi les paysages emblématiques de champs de lavandes et d'oliviers offrent une qualité de vie exceptionnelle.

Notre territoire est également porté par une dynamique économique encouragée par la ville et son agglomération.

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