Responsable administratif et financier

Activités principales :

- Animer le volet administratif, financier et juridique de l'organisation.
Élaboration, suivi de l'exécution du budget et ses modifications éventuelles.
Paiement des factures (mandats) et suivi commandes fournitures auprès des fournisseurs.
Contrôle de gestion de l'établissement au plan budgétaire et comptable (conformité des comptes, état des dépenses, versements de subventions, consommation des crédits, état des recettes) en lien avec la programmation du budget.
Suivi de l'actif et calcul des dotations aux amortissements
Veille comptable et réglementaire
Rôle d'interface avec la trésorerie

- Gérer les moyens généraux et la politique des achats :
Suivi, exécution et supervision du processus de la commande publique (seuils, pièces…)
Assistance et contrôle des passations de marchés, actes et conventions
Suivi des contrats d'entretien et fonctionnement des bâtiments, mobilier, véhicules, matériel
Commande des fournitures de bureau et fournitures d'entretien.
Définir les besoins en matériel d'équipement
Évaluer le patrimoine et les risques.

- Gérer la fonction RH :
Gestion des contrats de travail et des carrières des personnes en poste.
Gestion des temps d'absence / présence / congés / formations
Gestion des Tickets restaurant
Gestion des recrutements
Rédiger les actes administratifs et assurer le suivi des dossiers individuels des agents(saisine instances, suivi médecine professionnelle…)
Calcul et saisie des déclarations sociales et fiscales
Vérification et mandatement des paies.
Liaison avec le Centre de Gestion
Veille réglementaire

- Management :
Piloter le service technique (participer au jury de recrutement, plannings, budget)
Piloter la démarche des entretiens annuels et réaliser l'évaluation des agents placés directement sous son autorité)

- Participer à la mise en œuvre du programme d'activités prévu au budget :
Gestion et suivi des subventions (Europe, État, Région, Département ...) : préparation de tous les documents pour les dossiers de demande de subvention, acomptes et paiements.
Aide à la préparation des plans de financements.
Recensement des données CAF, déclarations PSO et suivi CTG BT pour les services concernés

- Assurer le service administratif et le secrétariat général de l’organisation :
Supervision, coordination et contrôle des activités du Syndicat (courriers arrivés, courriers départs, envois, publipostages…)
Participe à l'élaboration des délibérations et comptes rendus du bureau du comité syndical et de l'envoi au contrôle de légalité

- Politique publique :
Assistance et conseil auprès de l'autorité territoriale. Accompagner, conseiller et structurer les processus décisionnels.
Participer aux comités syndicaux : définir l'ordre du jour, préparer les dossiers pour les membres du comité,
Développer des outils d'aide à la décision
Arbitrer et opérer des choix en cohérence avec les orientations politiques des élus.

Bien que la mission soit relativement circonscrite, l'agent est susceptible d'être mobilisé et prendre part, de manière plus ponctuelle, à la vie de la structure, en ce qui concerne notamment :

Activités secondaires :
- Accueil :
Accueil téléphonique

- Régie de recettes et d'avances :
Régisseur de recettes et d'avances en qualité de mandataire suppléant

- Participation à la vie de la structure :
Participation aux réunions d'équipe bimensuelles
Participation aux manifestations organisées par le Syndicat
Contribution au bon fonctionnement du Syndicat (appui méthodologique, aides ponctuelles aux tâches administratives, ou techniques des collègues, document unique, gestion et suivi des locaux, et contribution à la qualité de vie collective au sein de la structure…)
Gestion de l'archivage
Et de tout autres projets ou dossiers sur demande expresse du Président.


Amplitude des horaires administratifs : 9h00 - 17h00. Amplitude totale : 7h30-18h30
Ponctuellement réunion en soirée (conseils syndicaux)
Grandes disponibilités (congés possibles hors vacances scolaires).