Secrétaire (h/f) des services techniques

Le Centre Hospitalier Léon Bourgeois est un établissement de proximité qui dispose de lits en Médecine - Chirurgie et Obstétrique (MCO). Il a aussi une activité de SSR et d'EHPAD.
Le CH de Châlons-en-Champagne s'inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, et notamment par l'extension de l'EHPAD.
L'établissement est également en direction commune et regroupe le CH d'Argonne ainsi que l'EHPAD de Vienne-le-Château.
Certifié HAS avec mention en 2023.
- Définition : Assiste le directeur du service afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (suivi de relance fournisseurs et services, gestion administrative du personnel) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons).


ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Accueil Secrétariat

- Accueillir des fournisseurs et clients internes
- Prise en charge des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable et des collaborateurs
- Rédiger des supports de communication internes (rapport, compte rendu, note)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité sur serveur et en archivage papier

Gestion Fournisseurs

- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (EMAGH 2)
- Réaliser les tableaux de bords de suivi des dépenses mensuelles
- Réaliser les tableaux de suivi des consommations mensuelles (eau, électricité, gaz, etc.
- Suivi Assurance et documents administratifs des fournisseurs


Gestion Administrative des projets

- Réaliser un suivi d'activité (tenu des dossiers de travaux « CR, OS, DGD, retenue de garantie, etc.)
- Suivi des contrats / Rapports / Marché en relation avec le référent Marché
- Suivi des demandes d'interventions
- Suivi des déchets et relations avec prestataires


Gestion RH

- Gestion des dotations d'EPI
- Contribuer au suivi des formations obligatoires du personnel en lien avec le service RH
SAVOIR FAIRE REQUIS :



- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique)
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Capacité d'organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe



PRE-REQUIS INDISPENSABLE POUR EXERCER LE METIER :

- Discrétion, sens de la confidentialité, loyauté
- Bon relationnel, bonne présentation
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Bonne capacité de résistance au stress
- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique


DIPLOME REQUIS :

- Baccalauréat

Rémunération :
- En fonction de l'ancienneté - grille de la fonction publique hospitalière