Assistant en gestion administrative et communication réf. décanat-1-re26 h/f

Fonctions : Assistant ou assistante en gestion administrative et communication du décanat de la Faculté des Sciences et Ingénierie
Catégorie : A
Corps : Technicien expérimenté ou Assistant Ingénieur

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 à 3 ans).

A pourvoir dès début juin 2025.

Mission :

Placé.e sous la responsabilité de la directrice de cabinet, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative et communication assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique du décanat et du pôle communication.
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Activités principales :
- Gérer les agendas et contrôler les échéances en lien avec les autres assistantes de direction de la faculté et de l'université
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion des boites mail du décanat et du pôle communication : prendre en compte les demandes, les orienter, apporter une réponse de premier niveau
- Maintenir à jour les listes de diffusion et certaines pages intranet de la faculté
- Effectuer la diffusion de documents de communication, s'assurer de la bonne circulation de l'information
- Assurer le soutien logistique courant du décanat et du pôle communication (démarches, commandes, accueil des nouveaux arrivants)
- Apporter un soutien administratif au décanat et au pôle communication : instruire les demandes d'autorisation de tournages en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ; faire des benchmarks ; préparer des dossiers
- Assurer un soutien logistique pour des réunions, conférences, réunions, séminaires, cérémonies (réservation de salles, devis, suivi des prestations)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement collectif

Encadrement : Non