Environnement et missions principales :
La Faculté des Humanités, Lettres et Sociétés regroupe 6 départements d'études : Aménagement et Sciences des Territoires (ASTRE) ; Géographie & Territoires ; Histoire ; Langues et Littératures Anciennes ; Lettres Modernes et Science de l'Information et de la la Communication. Elle compte : 102 enseignants-chercheurs et 23 personnels administratifs ; 30 formations diplômantes et 10 préparations aux concours ; 2 922 étudiants dont 125 internationaux ; 924 diplômés en 2021 et 8 unités et équipes de recherches dont 2 lui sont rattachées : MARGE et ELICO./
Placée sous l'autorité fonctionnelle de la Doyenne et sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et financier de la Faculté, l’agent exercera les principales activités suivantes :
Appui à la direction :
Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la direction et des services administratifs de la Faculté,
Gérer les agendas et contrôler les échéances des dossiers à rendre, des demandes à traiter ou des réunions à préparer de la Doyenne et du Responsable administratif et financier,
Gérer les demandes de matériels et les stocks de de fournitures administratives en lien avec la gestionnaire financière,
Mettre à jour les droits d'accès des personnels : comptes informatiques, applications, cartes professionnelles, locaux, affectation de places de parking, ect, avec les directions de l’Université : Numérique ; Immobilier et de la logistique, RH…
Répondre aux demandes d'informations internes, externes et orienter les usagers : étudiants personnels, personnes extérieures,
Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les documents administratifs : comptes-rendus, de procès-verbaux, synthèses, prise de notes.
Communication :
Assurer la mise à disposition, mettre à jour, diffuser les informations à destination des étudiants et personnels consultables à partir du site Web, de réseaux sociaux, et des autres outils de communication institutionnels exploitables par la Faculté (messageries, affichages...).
Animer une future page Instagram à destination des étudiants de la Faculté,
Apporter une assistance administrative, technique et un relais opérationnel aux organisateurs d'événements de la Faculté et de l'établissement,
Créer des supports de communication simples (print et web),
Effectuer les réservations des espaces de réunion de la Faculté et des salles avec les services centraux.
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