Assistant(e) de gestion

Sous l’autorité du chef de service l’assistant(e) de gestion assure le bon déroulement des procédures administratives et comptables établies en matière d’exécution des dépenses et des recettes, de l’engagement au mandatement, en lien avec les pôles de la DAPAPH et avec les directions et services de l’administration départementale. Il a principalement la charge de l'exécution du budget de la Direction Autonomie sur le secteur des personnes handicapées. Il ou elle recueille et exploite les informations nécessaires à la constitution et à l’instruction comptable des dossiers du service.

Assistance administrative et budgétaire en matière d’exécution des dépenses et des recettes

• Planifier et communiquer aux services concernés les échéances afférentes à la procédure établie

• Contrôler les pièces administratives nécessaires au déroulement de la procédure

• Collecter les informations nécessaires au traitement des dossiers, procéder à leur instruction et à leur suivi

• Alerter la direction de toutes anomalies constatées

• Saisir informatiquement les données dans le logiciel métier

• Assurer la mise en forme des informations collectées en documents de synthèse (tableaux de bord, graphique...)

• Rédiger des courriers simples

• Participer à des réunions

• Établir et gérer des certificats administratifs, courriers, mails,

• Apporter des réponses téléphoniques concernant les dossiers

• Classer, archiver

Procédures comptables

• Accomplir les formalités de contrôle comptable, de signature et de transmission des demandes

• Engager et mandater diverses dépenses du budget de l’autonomie dans le respect du règlement financier et des procédures mises en place, dont les :
- Paiements mensuels ACTP / PCH
- Paiements des états prestataires PCH et Aides ménagères PA /PH
- Réduction/annulation de mandat/titres
- Paiements subventions

• Assurer le suivi des dossiers et s’assurer de leur clôture comptable

• S’assurer de l’effectivité des prestations et de la fiabilité des données

• Exécuter et suivre des recettes diverses : indus de PCH, CNSA-MDPH / Hypothèques / remises gracieuses

L'agent contribue par ailleurs à la continuité des missions du service et participe à la réalisation des missions dans les délais impartis.

Contraintes du poste :

• Assurer la continuité de service

Compétences requises :

Connaissances :

• Connaissance de l’action sociale du département et de son environnement institutionnel

• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux

• Connaissance du vocabulaire technique et des procédures réglementaires administratives et comptables

• Bonne connaissance des finances publiques

• Maîtrise approfondie des outils informatiques : Microsoft Word, Excel, Power point

Aptitudes professionnelles :

• Capacité d'anticipation

• Capacité à hiérarchiser les urgences

• Capacité d’organisation et coordination

• Capacités rédactionnelles et de prise de note

• Respect des procédures

• Aptitude au suivi et au contrôle

• Aisance dans l'expression orale

• Capacité d'adaptation

• Aptitude à la polyvalence

Comportements professionnels – motivations :

• Sens de la qualité du service offert au public

• Rigueur et méthode

• Excellent relationnel

• Écoute, diplomatie

• Sens du travail en équipe

• Esprit d’initiative

• Dynamisme

• Réactivité

• Autonomie

• Discrétion

• Force de proposition

• Sens du travail en équipe