Secrétaire pédagogique département eei (h/f)

Secrétaire pédagogique Département Etudes européennes et internationales- UFR LLCSE
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales.
L'UFR Langues, littératures, civilisations et sociétés étrangères (LLCSE) couvre une très large gamme d'aires linguistiques et culturelles, allant de l'anglais au sanskrit, avec néanmoins un fort ancrage sur l'Europe. Ses sept départements d'études offrent des formations pluridisciplinaires fortement diversifiées, les unes, plus classiques, ouvertes sur les carrières de l'enseignement et de la recherche, les autres orientées vers les métiers du secteur tertiaire.
Le poste proposé est localisé au département d'études européennes et internationales.

MISSION
Il / elle exécute des actes administratifs et de gestion courante en lien avec le parcours d'études des étudiants inscrits dans les formations du département principalement en lien avec les enseignements des mineures.
Il / elle est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative de l'UFR et la responsabilité fonctionnelle du directeur du département. Le.la secrétaire pédagogique travaille également en collaboration avec le RAC adjoint chargé d'assurer la coordination des opérations collectives de scolarité pour l'ensemble de l'UFR.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Cette mission se décline dans les activités suivantes :

Accueil et information
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et la diffusion des informations auprès des étudiants, des enseignants et des personnes externes à l'établissement
- Informer et orienter les étudiants, personnels administratifs et enseignants pour toute question relative à l'organisation administrative et pédagogique
- Répondre, trier et assurer le suivi du courrier et de la messagerie électronique
- Archiver et classer les documents et les données administratives relatives à l'activité du département

Gestion pédagogique
- Préparer et gérer les examens des deux sessions
- Gérer et suivre dans le logiciel APOGEE les inscriptions pédagogiques des étudiants
- Saisir les notes, lancer les calculs
- Organiser la consultation des copies
- Editer des relevés de notes à la demande des étudiants

D'autres missions pourront lui être confiées eu égard aux nécessités de service au sein du département.

Conditions particulières d'exercice :
- Variation de la charge de travail au cours de l'année en lien avec le calendrier universitaire
- Présence impérative en pleine période d'inscription et de rentrée
- Bureau recevant un public nombreux et varié dans ses demandes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.