Secrétaire gestionnaire

Sous l’autorité du Responsable de l’Unité Administrative et du Responsable du Service Communal d’Hygiène et de Santé, le secrétaire gestionnaire (F/H) participe au secrétariat du Service Communal d’Hygiène et de Santé. Il est en contact fréquent avec le public.

Vous savez :
❱ Activités principales :
● Assurer le suivi administratif des dossiers et des courriers :
o lien avec les Inspecteurs de Salubrité sur le type de procédures à mener,
o rédaction des courriers en lien et avec validation du responsable du pôle administratif,
o gestion des parapheurs (départs/retours) et assure la navette courrier,
o gestion et enregistrement des courriers entrants/sortants, suivi des courriers recommandés,
o enregistrement du dossier sur la base ESABORA tout au long de sa gestion.

● Assurer le suivi des dossiers CAF et FSL :
o mise à jour des tableaux de suivi,
o enregistrement dans la base ESABORA,
o élaboration et envoi des convocations

● Assurer le suivi administratif de l’activité du C3D :
o suivi des prises de rendez-vous et des fiches d’intervention,
o gestion de l’agenda et des rendez-vous de révision,
o enregistrement informatique des dossiers (intervention et distribution de produits).

● Assurer l’accueil téléphonique du Service Communal d’Hygiène et de Santé :
o permanence téléphonique les après-midi du mardi au vendredi et le samedi matin (numéro du service : 03.20.66.47.91)
o réception des appels internes.

● Assurer la continuité de service pendant les absences de la secrétaire de Direction et du responsable de l’unité administrative.


❱ Activités spécifiques
● Effectuer du travail administratif de bureau,
● Se déplacer régulièrement en Mairie pour le courrier
● Etre au contact direct avec la population par téléphone,
● Gérer les urgences.

❱ Relations fonctionnelles

● Externes : ARS, DDTM, Préfecture, Police, DDPP
● Interne : ensemble des services municipaux.