Gestionnaire de l'offre de formation - pôle alternance et professionnalisation (h/f)

RESPONSABILITÉS :

> Accueillir et Informer les différents publics : Equipes enseignantes, Intervenants Extérieurs, Professionnels/Entreprises, Etudiants, Apprentis et Stagiaires de formation continue
> Assurer les suivis pédagogiques et administratifs des alternants
> Assurer le suivi financier (contrats)
> Consolider le réseau de partenaires entreprises des formations en alternance
Activités principales et associées
- Accueillir et Informer
- Accueil physique et téléphonique
- Orienter, récoler l'information et la diffuser au sein du Pôle alternance et professionnalisation
- Assurer les suivi pédagogique et administratif des publics par tous moyens dont dématérialisés (archivage essentiel des données numériques, outil de gestion transversal Hyperplanning)
- Suivi de la scolarité des alternants
- Suivi des absences et des retards des alternants
- Préparation des examens (DS), des sessions de rattrapages, des soutenances projets et stages (récolement des sujets, des saisies de notes)
- Préparation des commissions, du jury IUT (relevés de notes, procès-verbaux...) en fin de chaque semestre, en fin d'année les attestations de réussite
- Saisie des notes dans Apogée
- Préparation des conventions de stage, des contrats et des correspondances afférentes avec les entreprises
- Suivi des emplois du temps prévisionnels /réalisés des formations
- Gestion de la logistique : aide logistique de l'entité concernée (CMS, matériels divers (classe mobile), gestion des amphithéâtres, des salles de cours)
-Assurer le suivi financier (outil de gestion transversal SIFAC)
- Identification et suivi des indicateurs

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Environnement professionnel et fonctionnement de l'Université de Lille et de ses composantes;
- Connaissances budgétaires générales ;
- Cadre réglementaire de la formation continue et par apprentissage.
Savoir faire opérationnels
- Usage des logiciels de bureautique : Word, Excel et Power Point (exigé) ;
- Maîtriser les expressions écrite et orale
- Utilisation des systèmes d'information existants et des outils de gestion transversaux : HYPERPLANNING, APOGEE, SIFAC et GISELE
- Travailler en équipe et en réseau
- Informer et rendre compte
Savoir faire comportementaux
- Faire preuve de ponctualité
- Etre en capacité d'écoute et d'accueil
- Sens de la hiérarchie
- Devoir de réserve et confidentialité
- Rigueur et fiabilité
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Conditions particulières d'exercice
Pics d'activité

Experience: Expérience exigée

Qualification: Technicien

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.