Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative (h/f)

MISSION GÉNÉRALE

Le(la) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative pilote et participe à la coordination de l'ensemble des dossiers administratifs de l'entreprise tout en gérant l'accueil physique et téléphonique.

POSITIONNEMENT
Rattachée hiérarchiquement à la Direction générale de l'entreprise, le(la) Chargé(e) d'accueil, de gestion administrative a des liens fonctionnels avec tous les autres membres de l'équipe : Coordinateur (trice) opérationnel (le), Responsables de formation, Équipes Recrutement, Équipe commerciale et Consultants externes.

MISSIONS
Le(la) Chargé(e) d'accueil, de gestion administrative a pour missions principales la gestion transversale des dossiers administratifs et l'accueil des clients. Pour cela, il/elle assure les activités suivantes :

- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier ;
- Gestion des salles (planification, recherche de salle, réservation.)
- Préparation des salles ;
- Accueil des stagiaires et gestion des pauses-cafés ;
- Gestion des stocks et commandes de consommables : fournitures, eau, café, viennoiseries, cartouches copieur, etc. ;
- Mise à jour et gestion des sessions de formation sur le Carif-oref ;
- Saisie et suivi des devis Kairos (formation continue) ;
- Logistique session FOAD (Zoom...)
- Assistance auprès des responsables de formation sur les dossiers de sessions (convocation, émargement, évaluation, etc.) via le logiciel dédié (GesCOF)

Mission(s) complémentaire(s) :
- Promotion et vente de prestations ;
- Prospection téléphonique et éventuellement physique sur le portefeuille prospects/clients confié ;
- Identification des besoins et rédaction des propositions commerciales en accord avec le supérieur hiérarchique ;
- Alimentation de la base de données clients/prospects.

MOYENS MIS A DISPOSITION
- Ordinateur, logiciels bureautiques
- Imprimante, scanner
- Messagerie électronique,
- Téléphone fixe et portable

CONTRAINTES DU POSTE
- Déplacements vers les institutions
- Utilisation prolongée de l'écran
- Station assise prolongée

PROFIL ET COMPÉTENCES

- Titulaire d'un Bac +2
- Bonne maîtrise du pack office et des outils bureautiques

QUALITÉS CLÉS
- Capacité à travailler en équipe ;
- Excellente capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Bon sens de l'organisation et de l'anticipation ;
- Rigoureux (se), autonome, curieux (se) et réactif(ve) ;
- Bonne élocution (le téléphone n'est pas un obstacle pour vous) ;
- Être force de proposition(s)

Experience: 1 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.