Responsable du secrétariat général (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services la ou le responsable du secrétariat général a pour mission d’assurer l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité ainsi que la gestion des assurances.
Des missions pourront lui être confiées par la Directrice Générale des Services. Missions / conditions d'exercice Gestion et encadrement du service :

• Construire et piloter le projet de service
• Assurer les fonctions de management de l’équipe et la gestion du secrétariat général (4 agents)
• Elaborer et suivre l’exécution du budget du service

Gestion et suivi des instances municipales :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :

•Préparation et suivi des instances municipales dans le respect de la réglementation (Conseil municipal, bureau municipal, commissions)
•Mettre en œuvre l’installation du Conseil municipal, l’élection du Maire et les délégations des é
•Organisation des élections sénatoriales
•Etablir une programmation annuelle des instances municipales
•Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale
•Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
•Préparation et transmission des dossiers destinés aux é et à l’administration
•Préparation des convocations des é aux instances
•Participation systématique au Conseil municipal et à la commission technique
•Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal
•Assurer le caractère exécutoire des actes
•Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des délibérations du Maire
•Transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la Préfecture.
•Mise en œuvre de la dématérialisation des actes (de la préparation des séances à la transmission du contrôle de légalité)
•Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
•Mise en œuvre des décisions en lien avec la Direction Générale des Services et directeurs concernés

Contrôle de légalité interne :

•Conseil et assistance réglementaire auprès de l’ensemble des services
•Contrôle juridique des actes de la collectivité (délibérations, décisions, arrêtés)
•Mise en œuvre des délégations de signature

Gestion du courrier :

•Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
•Contrôle d’une diffusion pertinente du courrier arrivée et mise à disposition des services d’un suivi de courrier dématérialisé
•Contrôle des courriers mis à la signature, en application de la Charte du courrier.
Veiller à la fluidité des signatures
•Gestion des crédits d’affranchissement

Gestion des assurances de la ville :

•Gestion et suivi des sinistres
•Suivi budgétaire des contrats d’assurances
•Gestion et suivi des marchés liés aux assurances Profils recherchés Le “savoir”

- Connaissance de la réglementation relative aux institutions communales (CGCT notamment), du droit de l’accès aux documents administratifs et des relations entre l’administration et les citoyens
- Maitrise des règles de fonctionnement de l’administration communale (actes administratifs, budgétaires)
- Connaissance de la réglementation des assurances
- Maitrise de l’outil informatique (Internet, Word, Outlook)
- Maitrise parfaite de l’orthographe, de la syntaxe et de la présentation des écrits administratifs

Le “savoir-faire”

- Qualités de management, de dialogue et de médiation
- Capacités rédactionnelles
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Capacités de réactivité face à l’importance ou l’urgence d’un nouveau texte

Le “savoir être”

- Etre organisé, précis et rigoureux
- Etre disponible et à l’écoute des services demandeurs
- Etre discret (sens de la confidentialité)
- Etre force de propositions