L'assistant.e de direction assurera les missions suivantes en toute discrétion et confidentialité :
A ce titre il.elle prendra notamment en charge :
- L'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des visiteurs
- Le secrétariat de la Présidence et du Directeur Général dont :
- La gestion du courrier de la Présidence et du Directeur Général :
Enregistrer, trier, réceptionner et envoyer le courrier
- Le classement des documents et leur archivage
- Les agendas du Président en collaboration et du Directeur Général ainsi que la prise et le suivi de leurs rendez-vous
- La préparation et le suivi des réunions et la gestion des aspects logistiques (locaux, matériels et fournitures)
- La saisie, la mise en forme de documents
- Veiller à la bonne gestion des parapheurs depuis la mise en signature jusqu'au retour aux destinataires.
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Plus généralement il.elle assure l'interface entre l'équipe présidentielle, l'ensemble des services et les partenaires.
Ces activités impliquent l'accès et la gestion de documents confidentiels (courriers réservés notamment).
Autres activités :
- Logistiques : La mise en place des buffets pour les instance (CA, CS), les réservations auprès des hôtels, une assistance pour les réservations des salles pour certains membres de l'équipe et plus particulièrement pour la salle du Conseil d'administration
- L'alimentation de tableaux de bord
- Sur l'outil de gestion financière SIFAC : devis, saisie de bons de commande et constatation de services faits, état des dépenses.
- Assistanat dans la préparation des instances de l'établissement
- Assistanat dans la gestion d'événements
- Relais pour la gestion des badges (cantine, entrées, clefs) et pour l'organisation des
instances (CA, bureaux) notamment en période de congés
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