En lien avec la chargée de gestion administrative, vous assurez la gestion administrative et les travaux comptables permettant le bon fonctionnement du Cabinet du Président et organisez les réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des élus.
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Gérer l'organisation des réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des
Elus et assurer la gestion des déplacements du Président : Recueillir les demandes de réunions formulées par les directions, faire valider et prioriser leur bien-fondé par le Directeur Général des Services. Organiser des réunions avec des Elus, avec d'autres collectivités concernées et avec des collaborateurs en coordonnant tous les agendas et réaliser les relances le cas échéant. Confirmer par mail aux Départements, aux directions, au DGS et aux Elus les dates définitivement retenues et en assurer la logistique. Constituer des dossiers pour la préparation des réunions et veiller au respect des délais de
transmission de documents avant les réunions. Organiser les déplacements du Président, des Elus et des collaborateurs du Cabinet et réaliser les différentes réservations liées à ces déplacements.
Gérer les travaux administratifs pour le Cabinet du Président : Assurer l'accueil téléphonique et physique, le suivi des messages téléphoniques. Rechercher et diffuser des informations, effectuer des recherches documentaires et mettre à jour des bases de données. Traiter, rédiger et mettre en forme les courriers et autres documents en appliquant les procédures. Suivre les courriers sur le logiciel Post-Office. Assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du Président ou des Elus. Préparer les dossiers journaliers du Président en lien avec la Direction Générale des Services. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
Gérer le suivi des demandes et réclamations des usagers : Collecter, classer et prioriser les courriers et demandes des usagers adressés à la Métropole nécessitant un suivi particulier. Communiquer au Président les éléments recueillis puis veiller au suivi de la demande.
Gérer le suivi des notes et courriers signalés et annotés par le Président : Suivre les courriers annotés par le Président, veiller au retour des informations dans des délais corrects et relancer le cas échéant. Collecter les informations en retour et les porter à la connaissance du Président. Classer les courriers signalés en fin d'instruction de la demande.
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