Dtm25 - assistant de gestion administrative (h/f)

- Assurer au quotidien le secrétariat relatif à l’activité Exploitation de la Direction
- Optimiser la gestion administrative et apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication d’information, de suivi et de classement des dossiers
- Aider au suivi des dossiers en transversalité avec les services de la Direction
- Organiser l’agenda et les réunions, prévoir les dossiers support en cas de besoin.

- Accueil physique et téléphonique (à titre secondaire inférieur à 50%)
- Suivi des projets et missions de l’activité Exploitation
- Organisation et planification des réunions
- Gestion du courrier entrée/sortie en lien avec l’activité
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et numériques
- Organisation et classement des dossiers
- Recherche et diffusion d’informations
- Suppléer aux missions administratives de la Direction .

Les « savoirs » :
- Techniques de secrétariat et nouvelles technologies de l’information et de la communication
- Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite
- Fonctionnement et rôle des collectivités territoriales en général
- Organisation et fonctionnement des services de la collectivité, contexte, enjeux
- Missions et objectifs de la Direction

Les « savoir-faire » :
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques de l’information et de la communication
- Sens de l’organisation et gestion du temps de travail
- Organisation et planification des réunions
- Sens des priorités dans la gestion quotidienne des activités
- Maîtrise des techniques de classement
- Contacts avec les partenaires extérieurs, les services de la collectivité, les usagers, ...

Les « savoir-être » :
- Qualités relationnelles, sens de l’écoute
- Rigueur, méthode, esprit de synthèse
- Sens du service public et de l’intérêt général
- Goût du travail en équipe et en transversalité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Esprit d’initiative, réactivité.