Ph13241- coordinatrice administrative et financière h/f

RÉSUMÉ DU POSTE
La Coordinatrice Administrative et Financière participe à la conduite de l’activité administrative et budgétaire du Pôle Transverse des moyens communs au sein de la Direction Générale Déléguée
Patrimoine, logistique, environnement, prévention, sécurité (DGD PILEPS).
Elle met en œuvre l’ensemble de ses missions en s’appuyant sur son expertise et son analyse transversale des sujets impliquant les directions opérationnelles de la DGD PILEPS, la Direction des
finances et des achats (DFA), l’Agence comptable et les fournisseurs. Elle transmet son expertise métier relative à la gestion budgétaire des opérations de travaux pluriannuelles d’investissement
lorsque cela s’avère nécessaire.
Elle réalise le suivi des crédits dédiés à l’investissement immobilier par PFI en assurant la coordination du circuit budgétaire avec les acteurs concernés : préparation du budget prévisionnel, et suivi des
installations budgétaires initiales et des décisions modificatives ultérieures.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

1- Suivi financier des opérations de gros entretien et renouvellement (GER), adaptation fonctionnelle et prévention des risques
- Recensement des besoins de crédits d’investissement
- Réaliser le suivi budgétaire du programme de GER par la mise en place des crédits en coordination
avec les Directeurs des Pôles exploitation, maintenance, logistique.
- Réaliser le suivi budgétaire des travaux d’adaptation fonctionnelle et de prévention des risques.
- Concevoir des tableaux de bord pour le suivi des projets de travaux de GER
- Coordonner les demandes de virement de crédits et de création d’EOTP avec la DFA

2- Suivi financier des opérations de travaux pluriannuelles d’investissement
- Contribuer aux travaux de préparation des budgets initiaux et rectificatifs, par le recueil et l'analyse
des remontées des chargés d’opérations
- Assurer la sécurisation du financement des opérations par la collecte exhaustive et l'analyse des
origines de financement
- Contrôler la mise en place des crédits (AE et CP), en adéquation avec le budget et l'état d'avancement
des projets en lien avec les chargés d’opérations
- Accompagner les chargés d’opérations dans la mise à jour des fiches de suivi opérationnel des
travaux d’investissement immobilier pour les éléments financiers (AE et CP)
- Contrôler la réalisation de chaque opération, en dépenses, en réalisant une exploitation croisée des
données issues de SI Finance (SIFAC) et des outils de suivi
- Contribuer à la régularisation des paiements, pour les factures en retard, en constituant les dossiers
des pièces justificatives manquantes des dépenses, en lien avec les différents intervenants (chargé
d’opération, DFA, Agence comptable, fournisseur)
- Suivre l’état d’avancement des engagements sur marché

3-Suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement
- Suivre le budget des marchés de maintenance, nettoyage et gardiennage portés par les directions
opérationnelles.
- Assurer l’exécution fin