A partir de janvier 2025, le budget de l’unité d’apprentissage est intégré au budget de l’IAE, ce qui donne une plus grande visibilité et l’entièreté du suivi administratif du contrat.
L’assistant en formation fait partie intégrante du service « formation tout au long de la vie » et est directement rattaché au chef de service. Ainsi, la bonne exécution des contrats / conventions de formation, la recherche de fonds propres, la promotion de la formation continue seront des objectifs constants. Les missions s’étendent également à des tâches administratives.
L’assistant de formation assure l’ensemble des actes de gestion administrative de l’inscription à la diplomation en passant par la saisie des plannings, l’organisation des examens ou encore la vérification des conventions de stage. Il s’agit de respecter les procédures universitaires et ou déclinées en interne (archivage). L’activité suppose l’utilisation de logiciels propres à la structure.
L’assistant de formation gère un portefeuille et est l’interlocuteur privilégié des apprenants et enseignants, responsable de mention dans ce périmètre.
Des missions spécifiques pourront être développées tel que le soutien de la pédagogie, la valorisation des actions, le renforcement des partenariats entreprises en lien avec la personne en charge des relations extérieures.
Activités principales :
Gestion matérielle et administrative d’un parcours de formation
* Vous saisissez les plannings des enseignements, vous répondez aux demandes des enseignants, vous recensez les besoins pour les examens et centralisez les sujets ;
* Vous gérez les opérations d’admission et alimentez des tableaux de bord en lien avec la soutenabilité ;
* Vous participez activement à l’organisation et au suivi des jurys de délibération, des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction ;
* Vous accueillez les usagers, aidez à la recherche d’un stage, et participez à l’organisation d’évènements.
Suivi administratif des contrats d’apprentissage
* Vous assurez la gestion administrative sur un logiciel interne (YPAREO) ;
* Vous envoyez mensuellement les relevés de présence et suivi des livrets d’apprentissage ;
* Vous assurez la gestion administrative et financière des ruptures.
Missions transverses au poste d’assistant de formation
* Vous vérifiez et fiabilisez les heures d'enseignement réalisées en suivant le cadre de la maquette de formation ;
* Vous contribuez au bon archivage des documents sur le réseau, renseignez le tableau de suivi des archives papier ;
* Vous fixez les dates d’examen, remplissez un tableau commun, envoyez en reprographie les sujets et êtes l'interlocuteur des surveillants.
Activités associées
* Vous proposez, soutenez et portez les projets destinés à améliorer la qualité du service ;
* Vous participez le cas échéant, à la surveillance des examens.
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