Description du poste
Le Secrétariat Général, sous l’autorité d’un Secrétaire Général de la TGD-AC, a pour missions :
1) d’apporter un soutien à l’activité des trois pôles de la TGD-AC: distribution,et gestion du courrier physique comme dématérialisé (enregistrement, cotation du courier etc.) de chacun des trois pôles de la TGD-AC ; accueil téléphonique ; commande, gestion et distribution des fournitures nécessaires à l’activité des agents de la TGD-AC ; réservation des salles de réunion ; émission d’ordres de mission et d’état de frais dans CHORUS-DT de l’encadrement de la TGD ;
2) d’assister le commandement dans les procédures RH :
- accueil et le suivi administratif des agents de la TGD-AC en lien avec la direction interrégionale d’Ile-de-France (détachement, intégration des personnels, promotions, évaluations annuelles etc.;
- centraliser et répondre aux demandes de la direction interrégionale d’Ile-de-France ou de la DI AURA s’agissant par exemple de la mise à jour des organigrammes de la TGD-AC ;
- suivi des convocations aux formations professionnelles ;
3) le SG est en lien avec le gestionnaire de site du Vitalys pour ce qui concerne les locaux des agents de la TGD-AC situés au Vitalys ainsi qu’avec les correspondants informatiques (TSI) du Vitalys ;
4) de procéder sur demande des cadres supérieurs notamment de la TGD et de son adjointe à la diffusion de consignes de service à destination de tous les agents de la TGD-AC et notamment des deux pôles du CGF au Vitalys et à Villeurbanne
Conditions d'exercice particulières
Pics saisonniers (notamment fin de gestion)
Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail
Description du profil recherché
Savoir-faire
- Connaissances de base des outils bureautiques (mercure, open office et calc).
- Capacité à identifier les interlocuteurs concernés de la TGD-AC et des services déconcentrés.
- Capacité de rédaction de notes de service
Savoir-être
- Aptitude pour le travail en équipe et en réseau .
- Adhésion indispensable aux valeurs de l’entraide et du collectif.
- Grande rigueur, discrétion, discernement.
- Engagement, curiosité, capacité d’initiative.
Personnes à contacter :
Nadine MORELLE, Trésorière Générale des Douanes - nadine.morelle@douane.finances.gouv.fr - 09 70 27 16 03
Hélène FERRAN, adjointe TGD - helene.ferran@douane.finances.gouv.fr – 06 64 57 92 00
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
4. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
5. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
6. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
7. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
8. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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