897 - assistant.e administratif.ve

Sous l’autorité hiérarchique de la (du) responsable du service Accès aux droits et relations à l’usager, il (elle) est l’assistant(e) du service et apporte son appui administratif à toute l’activité du service et de la direction en lien avec les autres assistantes.

Il (elle) est force de proposition, contribue à la valorisation des actions du service et de la direction dans une communication interne et externe et dans l’organisation d’événementiels. Il (elle) met en œuvre la communication de la DASI.

Appui à l’activité administrative

• Tient à jour les documents réglementaires du service et apporte un appui à l’actualisation des référentiels métiers des secrétariats médico-sociaux (SMS) et de Economie Sociale et Familiale

• Gère l’activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités

• Assure l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations …)

• Prépare les dossiers en vue des réunions

• Rédige les comptes rendus de réunion, certains courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par le service dans les logiciels de la collectivité (Grand Angle, Air Delib…)

• Contribue à la saisie des données statistiques pour les tableaux de gestion d’activité

• Trie, classe et archive les documents du service

Appui à la communication pour l’ensemble de la direction

• Contribue à la communication des services et de la direction en lien avec les autres assistantes : construction, élaboration de supports de communication, mise à jour de pages intranet de la direction, construction et mise à jour des outils, veille presse.

• Gère les pages accès aux droits du service : contenu des sujets, mise sur l’intranet.

• Contribue, organise, voire pilote certains projets, actions ou événementiels du service et de la direction en lien avec les autres assistantes

• Organise des rencontres d’informations à destination des professionnels des territoires avec des partenaires sur des thématiques en lien avec les missions de la direction (réunion en présentiel, webinaires …)

Spécificités

• Peut animer des groupes de travail notamment des secrétaires des Maisons des Solidarités, responsables territoriaux accueil, travailleurs sociaux au regard de thématiques liées à l’accès aux droits, au numérique, à l’économie sociale et familiale, et ce plus particulièrement en lien avec la construction d’outils pédagogiques et / ou de communication.

Compétences techniques :

● Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

● Connaître le domaine et les dispositifs de l’insertion

• Connaître le domaine de l’action sociale

• Connaitre les techniques de communication

• Connaître les techniques de conduite de réunion

• Etre capable de rédiger avec aisance divers types de documents

● Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

● Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de

Compétences stratégiques :

• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

● Décrypter les attentes et identifier les besoins

● Etre capable de coordonner et fédérer différents interlocuteurs

• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

• Avoir le sens des responsabilités

● Etre en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement/sur un risque

Compétences relationnelles :

● Etre en mesure de travailler en équipe

● Coopérer avec les autres services de la direction

• Animer ou conduire des réunions

● Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

● Savoir accompagner et conseiller

• Faire preuve de pédagogie

• Savoir se rendre disponible

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique