Agent.e d'accueil/ agent.e administratif.ve (h/f)

Relations fonctionnelles :
- internes : les élus du CR, les membres du CESER, l'ensemble des directions du CR
- externes : les particuliers, les fournisseurs, les livreurs, les scolaires, les administrations

Rattachement hiérarchique :

La cheffe du service Accueil aux Usagers, Documentation et Information

Accueil physique et téléphonique du public - Gestion des salles de réunion - Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation - Gestion administrative de fournitures

ACTIVITES :

Accueil physique et téléphonique du public : 35 %
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Renseigner, informer et orienter le public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Participer à différentes manifestations internes et externes
- Réceptionner les différents courrier et livraison venant de l'extérieur

Renseignement et orientation du public :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter vers les personnes et services compétents

Gestion des salles de réunion : 35 %
- Gérer un planning de réservation de salles
- Vérifier et mettre à disposition le matériel dans les salles de réunion (ordinateurs portables, paper board, fournitures de bureau ....)
- S'assurer de la bonne configuration de la salle en fonction de la typologie de réunion
- Réaliser et tenir à jour des statistiques liées aux salles de réunion

Gestion administrative de matériels/fournitures : 20 %
- Assurer le suivi du marché " location et maintenance des machines à café et fontaine à eau
- Assurer le suivi des commandes de cartes de visite, du papier reprographie, des fournitures de bureau
- Assurer le suivi des tickets de parking (Bonificateurs)
- Réaliser et tenir à jour des tableaux de suivi de l'activité

Polyvalence sur le pôle Courrier et le Centre de Documentation : 10 %
- Assurer une polyvalence sur d'autres missions du service :

· Réceptionner, trier et ventiler le courrier

· Aider le pôle documentation/veille à la réalisation de la revue de presse

· Participer aux travaux de reprographie

- Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction Publique Territoriale.
- Connaître les procédures internes et engagements de service en matière de relation usager ainsi que les techniques de l'accueil et du standard
- Connaître les techniques de communication
- Connaître les procédures d'achat internes et les CCTP des marchés liés à l'activité
- Connaître les applications et outils métiers liés à l'activité du service
- Savoir gérer un conflit
- Comprendre et mémoriser les informations et savoir reformuler une demande.
- Être organisée et méthodique
- Disposer d'un bon sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Savoir être patient et avoir une maîtrise de soi
- Faire preuve de discrétion et confidentialité
- Faire preuve de réactivité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Conditions générales :

Spécificités:
- Horaires décalés liés à des réunions ou des manifestations tardives le soir et pendant les périodes de séances plénières du CR, travail le samedi et les jours fériés (possible mais peu fréquent).
- Polyvalence au sein des différents pôles du service.
- Permanence au poste d'accueil le midi.
- Pose de congés en concertation avec les collègues Hôtesses.
- Port d'un costume obligatoire les jours de session et manifestations importantes - se coordonner avec ses collègues

RIFSEEP: C2

Avantages sociaux :

Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,

Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,

Adhésion possible au COS, Accès Plurelya