Secrétaire de direction (h/f)

Le Centre Ressources Nutrition de Nouvelle-Aquitaine accompagne les établissements médico-sociaux dans l'amélioration de la prise en charge nutritionnelle des personnes âgées et en situation de handicap.
Le poste consiste à assurer les missions de CERENUT en respectant les directives de l'ARS, les recommandations nationales et en appliquant les procédures qualités de CERENUT.

Missions et activité:
Formations dispensées ou sous-traitées
- Réaliser le planning annuel de formation en lien avec le responsable des opérations
- Informer les adhérents et prospects des formations dispensées par CERENUT
- Réaliser les devis et les suivre
- Recenser, saisir et planifier les inscriptions
- Rédiger les avenants et conventions nécessaires
- Réaliser et transmettre les convocations de formations
- Préparer les dossiers de formations
- Recueillir les quizz et les questionnaires de satisfaction des formations et en faire l'analyse
- Réaliser les attestations de fin et de suivi de formation
- Réaliser le classement des différents documents

Sensibilisations proposées ou sous-traitées
- Réaliser le planning annuel des sensibilisations en lien avec le responsable des opérations
- Informer les adhérents des sensibilisations proposées par CERENUT
- Recenser, saisir et planifier les inscriptions
- Transmettre les consignes avant sensibilisation (Quizz de connaissances avant-après, lien de connexion, émargement, questionnaires de satisfaction)
- Recueillir les quizz avant sensibilisation et relancer si nécessaire
- Recueillir les quizz après
- Faire l'analyse des quizz avant et après et les questionnaires de satisfaction
- Réaliser les attestations
- Réaliser le classement des différents documents

Patients
- Créer les dossiers patients
- Planifier les visites
- Transmettre les ordres de mission aux vacataires
- Transmettre par messagerie sécurisé les comptes-rendus

Menus
- Planifier les menus à valider hors Kyriell'
- Demander les menus à valider aux établissements
- Réaliser les ordres de mission au diététicien vacataire si nécessaire

Communication
- Mettre en page et mettre à jour les documents de communication de CERENUT (fiches conseils, .)
- Mettre en ligne sur le site CERENUT les différentes informations (formations, sensibilisations, fiches conseils, manifestations, .)
- Réaliser les mailing d'informations auprès des différents contacts

Bases de données (BDD)
- Créer, mettre à jour les BDD de CERENUT (Adhérents, EHPAD, professionnels, patients, .) à l'aide d'un CRM
- Sourcing

Tâches courantes administratives
- Renseigner les différents tableaux de bord
- Collaborer à l'organisation des différentes manifestations de CERENUT (colloques, réunions professionnelles, webinaires, .)
- Organiser les différentes instances (Conseil d'administration, Assemblées générales ordinaires, extraordinaires)
- Recueillir les bulletins et les pouvoirs
- Accueil téléphonique et physique
- Composter et poster le courrier
- Assurer les activités courantes de son binôme en cas d'absence

Compétences et ressources:
Organisation
Communication
Maîtrise des outils bureautiques

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.