Coordinateur ou coordinatrice du secrétariat général

Coordinateur ou coordinatrice du secrétariat général

Secrétariat général

Missions principales :

? Volet administratif :

o Référente administrative de l'exécutif et la direction, elle assure un suivi des dossiers et facilite la coordination entre les services ;

o Assure l'interface des différents services sur les questions administratives et veille à la bonne application des procédures internes.

o Sécurise l'ensemble des actes administratifs produits par les services et garantit leur conformité aux règles en vigueur.

? Volet animation :

o Propose et met en oeuvre un calendrier d'événements visant à dynamiser le siège du Comité et le Bureau parisien, en collaboration avec le Responsable du Bureau parisien.

o Participe activement à la valorisation de l'image du Comité par des actions ciblées en interne et en externe.

o Encadre le personnel d'accueil et d'animation afin d'assurer une expérience de qualité aux visiteurs et partenaires.

À travers ces missions, elle contribue au bon fonctionnement du Comité et à son rayonnement, en assurant une gestion administrative rigoureuse et une dynamique événementielle attractive.

* Tenir l'agenda du Président et du Directeur et organiser les réunions et missions

* Apporter une assistance administrative et technique au Président et au Directeur

* Gérer les dossiers particuliers du Président et du Directeur

* Coordonner et sécuriser les actes administratifs

* Assister le Directeur dans la passation des marchés publics

* Traiter les courriers de la direction et tout document ayant un caractère confidentiel

* Assurer le secrétariat des assemblées (Bureau et Conseil d'Administration)

* Rédiger les supports administratifs tels que convocations, rapports et comptes rendus

* Assurer la tenue, le classement et l'archivage des dossiers de la direction

* Assister le Directeur pour la mise en place du processus de dématérialisation de l'administration

* Développer les indicateurs liés à l'activité

* Coordonner la planification des animations et expositions du Comité du Tourisme

* Produire les tableaux de bord mensuels de son activité et le plan de charge du Secrétariat général

* Maîtrise des techniques d'accueil commercial et administratif

* Maîtrise de l'expression orale

* Maîtrise et respect de l'outil téléphonique

* Maîtrise des outils informatique et bureautique

* Maîtrise des techniques rédactionnelles