Secrétaire de direction (h/f)

Liens hiérarchiques et fonctionnels
- Rattachement hiérarchique :
N+2 : Directrice déléguée du CHPL
N+1 : Directrice des soins du CHPL

Liaisons fonctionnelles :
- Equipe de direction
- Cadres ou responsables de service
- Equipe médicale : PCME, médecin GDR, chef médical de secteur. .

Contenu du poste
- Mission générale (principale) :
Le titulaire du poste a pour mission d'organiser pour la directrice des soins la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).

Activités principales :
Missions de secrétariat
- Accueil physique et téléphonique
- Traitement des demandes téléphoniques et des messages électroniques
- Saisie, relecture et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Gestion de l'agenda de la directrice des soins : Prise des rendez-vous, tenue des agendas, gestion de la réservation des salles de réunions
- Préparation, suivi et archivage de dossiers
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
- Reproduction de documents

Assistance de la Direction
- Relations avec les autorités extérieures (Elus, Agence Régionale de Santé, Etablissements Publics de Santé)
- Suivi des instances placées sous sa responsabilité (CSIRMT, CDU, F3SCT) : ordres du jour, convocations, prises de notes et rédaction des procès-verbaux.
- Rédaction de décisions (composition des instances, délégations de signature)
- Organisation des élections de la Commission des soins infirmiers, de rééducation et médicotechniques : courriers, décisions.
- Secrétariat du comité de direction

Lorsqu'un(e) secrétaire est absente, le/la secrétaire présente assure un relais pour la Direction, la Direction des soins et la Direction Qualité/Parcours/Handicap. Une veille particulière est attendue sur l'urgence et la priorisation des dossiers à traiter sur ces périodes.
- Gestion de l'agenda de la directrice déléguée
- Participation à la continuité de service pour l'ensemble des activités

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les activités à réaliser : compréhension, réactivité, priorisation, force de proposition..
- Capacités rédactionnelles solides
- Travailler en équipe, en réseau
- Savoir rendre compte de son activité : reporting, transmission.
4-3 Savoir-être (qualités professionnelles) :
- Respect du secret professionnel : Discrétion, tact
- Savoir communiquer : écoute, empathie, maîtrise de soi et de ses émotions
- Autonomie
- Rigueur
- Qualités d'adaptation et de disponibilité

Exigences du poste
Diplôme(s) :
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Formation(s) d'adaptation au poste requise(s) :
- Formations institutionnelles : formation aux logiciels institutionnels utilisés.
- Formations spécifiques souhaitées : Secrétariat de direction, Premier Secours en Santé Mentale ,
connaissances des instances hospitalières.

Modalités et contraintes du poste :
- Repos : samedi/dimanche et jours fériés
- 38 heures hebdomadaires de journée, avec 18 RTT
- Horaires : Permanence d'accueil du secrétariat de direction 8h30 - 17h00
Journée continue : 8h30- 16h36 (½ heure de pause déjeuner à inclure) / 9h00-17h06 (½h de
pause déjeuner à inclure - Horaires à confirmer lors du recrutement.
- 25 CA
- 2 CA hors saisons + 1 congés Fractionnement (selon les droits acquis)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.