Agent polyvalent des actes administratifs, courrier et archives (h/f)

Au sein de la Direction de l’Administration Générale et des Instances, le service Documentation Archives, Courrier et Actes administratifs est constitué de 2 pôles : le pôle archives et documentation et le pôle actes administratifs et courrier. Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d’équipe, 4 appariteurs et d’un agent polyvalent des actes administratifs.

Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d’enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l’aide d’un logiciel, et les actes administratifs.

Temps complet : 1607H annuelles.

Temps de travail : 39 heures

Horaires : de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h35.

• Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l’aide du logiciel de dématérialisation,

• Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d’envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,

• Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d’archives émanent des services,

• Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,

• Remplacement ponctuel au poste de l’accueil de l’hôtel de ville.

Les contraintes du poste :

• Travail exercé essentiellement sur l’ordinateur,

• Travail physique lié à la manipulation du courrier (portage et levage des caisses),

• Grande concentration dans le traitement du courrier dans le logiciel.

Savoirs:

• Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi,

• Bonne connaissance de l’organigramme.

Savoirs faire:

• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO,

• Rapidité d’exécution.

Savoirs faire comportementaux :

• Etre sérieux et discret,

• Etre minutieux et rigoureux,

• Etre capable de prendre des initiatives.