Définition du poste :
L'assistant médico-administratif des services d'hospitalisation du centre hospitalier Camille Claudel assure le traitement et la coordination de la prise en soin et des informations médico-administratives concernant les patients du service. Dans ce cadre, il travaille en collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire du service dont les médecins mais également des autres services de l'établissement (Centre Médico-Psychologique, Hospitalisation A Domicile, Bureau Des Entrées) ainsi que des établissements extérieurs et partenaires, intervenant dans l'accompagnement du patient (VSL, lieu d'accueil).
Il accueille et renseigne les patients et/ou leur famille (physiquement/téléphoniquement). Il planifie les activités (agenda des consultations médicales, etc.).
Il gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient.
Missions permanentes :
Accueil physique et téléphonique, orientation des patients, de leur entourage et des professionnels
Gestion des formalités administratives liées à l'admission des patients en lien avec le bureau des entrées
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés et papiers
Vérification des informations administratives du patient dans le cadre de l'identitovigilance
Saisie et classement des courriers
Saisie des diagnostics médicaux
Saisie des synthèses
Initialisation et préparation de la lettre de liaison
Transmission au médecin traitant de la lettre de liaison et des documents y afférents
Archivage des dossiers médicaux papiers
Gestion des rendez-vous des patients
Coordination avec les AMA des CMP pour la mise en œuvre des programmes de soins et le suivi des rendez-vous
Gestion des mouvements (transferts de service)
Gestion des plannings médicaux
Création des cycles et de leurs mises à jour
Enregistrement des changements de gardes et/ou permanences en lien avec la direction des affaires médicales et l'UAO
Transmission mensuelle des plannings réalisés au médecin pour signature puis envoi à validation au chef de pôle
Veiller à la présence médicale sur chaque service fermé en semaine et sur l'ensemble des services le samedi matin
Préparation et gestion des certificats liés aux soins sans consentement
Placement
Isolement et contention
Préparation de certificats médicaux en vue d'une ouverture ou d'une modification d'une mesure de protection
Transmission des dossiers de sauvegarde de justice
Prise de note, gestion des comptes rendus
Gestion du courrier
Réservation des ambulances et VSL
Participations aux réunions du service (institutionnelle), la réunion panoramique, et de la coordination
Gestion des commandes de fournitures de bureau du service
Gestion des demandes de dossiers patients en lien avec le bureau des entrées
Gestions des demandes de formations et des frais de déplacement pour les médecins
Spécificité : Secrétaire médicale dans une unité d'admission fermée.
Horaires du lundi au vendredi
Poste 1 : 8h30-16h36
Poste 2 : 8h54-17h
Positionnement et relations hiérarchiques/fonctionnelles :
L'assistant médico-administratif est sous la hiérarchie directe de la coordinatrice et rattachée à la direction des affaires médicales. Il entretient des liens fonctionnels avec les cadres du service auquel il est affecté.
Prérequis :
Formation de secrétaire médicale
Niveau bac
Correspondances statutaires éventuelles
Assistant médico-administratif
Risques professionnels :
Travail sur écran
Relations directes avec les patients et leur famille et entourage
Formations:
Obligatoire(s)
Incendie
AFGSU1
Informatique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook.
Recommandée(s)
Approche de la maladie mentale
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